Com millorar processos clau a partir dels KPIs. En moltes petites empreses industrials catalanes, el dia a dia es menja el futur. Les comandes urgents, els imprevistos de producció, els clients que apreten i els proveïdors que no arriben a temps fan que sovint els directius i responsables vagin per feina. Però, per molt petit que sigui l’equip o limitada la capacitat de recursos, hi ha un hàbit que pot marcar la diferència: revisar els KPIs mensuals i detectar oportunitats de millora en els processos clau.
No es tracta de grans consultories ni de transformar l’empresa d’un dia per l’altre. Es tracta d’instaurar un petit ritual mensual: mirar les dades clau, detectar què no acaba de rutllar i identificar una o dues millores concretes a posar en marxa.
Els indicadors: no només per saber com anem, sinó per decidir què fer
Els KPIs —indicadors clau de rendiment— ja formen part de moltes petites indústries. N’hi ha de senzills però potents: taxa de rebutjos, rendiment de les línies de producció, terminis de lliurament complerts, nombre d’avaries de màquines, hores perdudes per falta de material, etc.
Cada mes, quan es revisen aquests indicadors, cal fer una pregunta clau: quin procés hi ha al darrere d’aquest resultat?
Si, per exemple, veiem que la productivitat ha baixat un 7% respecte al mes anterior, potser no n’hi ha prou amb atribuir-ho a una incidència puntual. Potser és el moment d’entrar al detall i preguntar-se:
- Com estem programant les ordres de producció?
- Estan ben planificades?
- El manteniment preventiu s’està fent a temps?
- S’està perdent temps canviant formats per manca d’ordre?
Detectar processos clau que necessiten una mirada crítica
Jo proposo revisar cada mes quins processos hem detectat que cal millorar pas a pas.
Un cop identificat un procés amb marge de millora (per exemple, la gestió d’estocs, el manteniment de maquinària o el control de qualitat), es pot fer una petita sessió amb l’equip implicat per analitzar-lo. Què està fallant? Quins passos són innecessaris? On es perden minuts o es generen errors?
Aquestes reflexions no requereixen grans recursos, però sí constància i compromís.
Dades + persones = accions útils
Una de les fortaleses de les petites empreses industrials és que tothom coneix el seu lloc i els seus processos. Per això és important que el procés de millora no sigui només cosa del cap de producció o del gerent. Les persones de taller, logística o manteniment tenen molt a dir. Deixar que aportin idees, detectar colls d’ampolla junts o escoltar una proposta de canvi pot ser molt més eficient que implantar millores des del despatx.
Cada mes, es poden recollir una o dues propostes de millora a partir dels KPIs que no han complert objectius. Això manté viu un esperit de millora contínua realista, adaptat al ritme i les capacitats de l’empresa.
Si et preguntes com millorar processos clau a partir dels KPIs, llegeix el punt següent. Funciona!
Un full de seguiment senzill, però efectiu
Perquè el procés funcioni, cal documentar-lo, encara que sigui de manera molt simple. Un full mensual pot incloure:
- Llista del processos identificats que cal millorar. Poden ser mini processos o procediments més llargs.
- Departaments implicats. Normalment més d’un, per facilitar la coordinació entre departaments.
- Responsable. Algú ha de liderar el canvi, convocar la reunió específica i tirar del carro.
- Output esperat. En el moment de la reunió, amb la pantalla compartida, escriure què s’espera de millora quan el procés estigui definit o afinat.
- Data prevista. En el moment que s’apunta establir una data prevista i no tocar-la. Encara que es retardi és convenient veure quin era el termini original.
- % de progrés. En una escala del 0% al 100% anar actualitzant cada mes en quin nivell de progrés esta cada procés.
- Data OK. Simplement posar la data en la que el nou procés esta operatiu. Això a ajuda a filtrat només els pendents.
Com millorar processos clau a partir dels KPIs
Revisar no és només mirar enrere. És decidir cap on anem, amb millors processos, més eficiència i, sobretot, més consciència del que cal canviar per seguir avançant.
Si voleu que us acompanyi en aquest mètode, em podeu contactar o agendar una videotrucada.