Es una tonteria fer actes de les reunions. O en tot cas un pèrdua de temps.
Avui t’explico com fer el seguiment de les reunions amb la mínima “burrocràcia”.
Els problemes de les actes de les reunions
Al llarg de la meva experiència, he vist que les actes de les reunions tenien alguns dels següents problemes:
- Es feien tard, quan ja ningú les esperava.
- Algú havia de dedicar una bona estona a redactar bé l’acta.
- La persona que la redactava posava el seu punt de vist personal, oblidant, posant o distorsionant (sense mala fe) el que considerava.
- No permetia fer un seguiment àgil dels acords i tasques a fer.
- Quedava arxivada per algun lloc i no es veia més.
Per això considero que cal fer un sistema molt més senzill i participatiu. En dic:
ISSUES (assumptes pendents)
Es tracta de compartir per pantalla un sol full que recull les coses a fer, els acords. Consta de:
- Descripció molt breu de l’assumpte
- Qui es la persona responsable (encara que siguin més fer-ho)
- Data prevista que estigui fet
- Data real quan s’ha realitzat.
Ja sé que potser és massa simple, però funciona molt bé.
Entra altres coses perquè es redacta en comú, de manera molt sintètica, sobre la mateixa pantalla.
Cada nova reunió de l’equip directiu comença per una revisió dels assumptes pendents. Si encara no estan fets, queda pendent fins la propera reunió, de manera no queden en l’oblit com passa en els actes, si en la primera revisió no s’ha fet tot.
Per altra part, es necessari escriure tot el debat?
Jo crec que no perquè tothom ja hi era. I si algú no hi era, l’important és l’acció que es va decidir.
Es una tonteria fer actes de les reunions
Si vols que t’expliqui millor com NO fer actes de les reunions i ser més eficaç en fer les coses, em pots trucar o escriure.
Tens les meves dades a contacte. O també per videotrucada si ho prefereixes.