Como definir las responsabilidades del equipo directivo de manera fácil y rápida. Me encuentro en muchas empresas que los roles del equipo no estan bien definidos. O bien son descripciones de puestos de trabajo demasiado largas. Aquí te propongo un sistema muy rápido y eficaz para concretar las responsabilidades del equipo.
Las 5 responsabilidades del equipo directivo
Tal como indica el título, es sufiente concentar las responsabilidades de los jefes o directivos de una pyme en cinco. Ni más ni menos: 5.
En los muchos casos en que he acompañado a hacer un plan estratégico en una pyme, con la participación activa del comité directivo, este paso lo resolvemos de manera rápida.
De hecho, yo propongo es que cada jefe de departamento escriba sus propias cinco responsabilidades en cinco lineas breves, sin exagerar. Es decir, cualquiera que las lea, va entender el concepto general de cada responsabilidad añadiendo algo de detalle.
Por ejemplo:
Ejemplos de descripción demasiado genérica:
- Gestión financiera
- Sistema de calidad
- Ventas nacionales
- etc.
Ejemplos de descripción demasiado larga de cada una de las cinco responsabilidades:
- Análisis de desviaciones presupuestarias, aplicación de medidas correctoras, estudio de ingresos y gastos, cálculo de costes y plan de reducción de los mismos.
- Formación y apoyo a compañeros comerciales / técnicos en varias líneas de productos comerciales, incluyendo todos los manuales de formación y realizando el training regularmente.
- Etc.
En el punto siguiente mostraré algunos ejemplos de descripción en una sola línea operativa para cada rol, incorporando además el resultado esperado.
Después del proceso de redacción de las cinco responsabilidades por parte de implicado, el paso siguiente es exponerlos al empresario/a o gerente. Entonces se produce un diálogo muy constructivo sobre las responsabilidades que uno cree que tiene y lo que piensa la dirección general. Acostumbra a ser muy clarificador.
Indicadores numéricos de progreso
Una vez ya se han acordado las cinco responsabilidades (insisto en las cinco), el paso siguiente es definir qué indicador numérico mostrará el progreso en cada responsabilidad, En realidad, se trata de concretar los resultados de cada función con indicadores objetivos.
Ejemplos de descripción en una sola línea operativa con indicador de resultado:
- Ampliar la cartera de nuevos clientes del tamaño, segmento y zona acordados.
- KPI: % de nuevos clientes al trimestre.
- Cerrar puntualmente la cuenta de resultados y balance de cada mes.
- KPI: Día del cierre contable del mes (antes del día 10 de cada mes).
- Implementar la ISO 9001 en toda la empresa.
- KPI: Número de acciones correctoras implementadas.
- Innovar en nuevos productos para los segmentos de clientes actuales:
- KPI: % de facturación de productos nuevos del año anterior.
- Etc.
Como se puede observar, cada año es posible que haya que reformular algunas de las cinco responsabilidades, o bien su indicador. En todo caso, ya se están concretando varios resultados cuantitativos a mejorar para cada uno de los roles.
Como definir las responsabilidades del equipo directivo
Ya he realizado este ejercicio muchas veces con mis clientes (pymes, normalmente industriales) al implementar su plan estratégico.
Si quieres que te ayude en este proceso estoy a tu disposición.
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