¿Todavía crees en las reuniones?

¿Todavía crees en las reuniones? Las reuniones tienen mala prensa. Todo el mundo se atreve a criticarlas por muchas razones. Pero te voy a decir mi secreto: yo todavía creo en las reuniones. ¿Por qué? Averígualo.

Lo que no soporto de las reuniones

Seguramente te sentirás reflejado en mi lista de cosas que no aguanto de las malas reuniones:

La impuntualidad al empezar y al terminar.
La ausencia de orden del día
No enviar previamente la información.
Que la gente no venga preparada.
Los que hablan y hablan demasiado, escuchándose a si mismos.
Los que no abren la boca para nada, como si no fuera para ellos.
Que no se analicen bien los datos.
Evitar tomar decisiones.
Perder el tiempo.
Demasiadas reuniones.
Reuniones improvisadas sin justificación clara.

Seguramente tu lista será más larga si estas cansado de las reuniones improductivas.

Cómo tendría que ser una buena reunión

Tú sabes perfectamente la teoría de cómo debería ser una reunión productiva y útil:

Convocada con suficiente antelación con orden del día
Con un horario claro de inicio y fin para cada tema y para el conjunto de la reunión.
Enviando toda la información previa a leer o trabajar con uno o dos días de antelación.
Debatiendo los temas con profesionalidad y objetividad.
Participando todos (reduciendo el tiempo de los que no sintetizan y estimulando la participación de los silenciosos)
Siendo ágiles en la toma de decisiones.
Anotando las tareas a realizar.

Las ventajas de las reuniones productivas

Desde mi punto de vista, las reuniones eficaces y eficientes aportan el siguiente valor añadido:

Ayudan a coordinarse, evitando las individualidades.
Estimulan el crecimiento personal y colectivo.
Ahorran tiempo en compartir información que, de otro modo, difícilmente llegaría a tiempo a quien debería conocerla.
Aceleran las decisiones y las tareas a realizar.
Promueven la innovación colectiva.
Mejoran la relación interpersonal de los equipos.
Suponen un sistema de mejora continua.

La función directiva supone escuchar, preguntar y proponer. El mejor lugar para hacerlo es en las reuniones.

Pero para que sean útiles, tienen que ser pocas, ágiles y resolutivas.