Les vostres reunions del comitè son efectives? Després de 25 anys dirigint empreses i de 12 com a assessor, veig que moltes reunions de l’equip directiu no son eficaces. En aquest article analitzo disfuncions de les reunions i proposo un model d’agenda molt efectiu.
Disfuncions de les reunions dels comitès directius
En la meva trajectòria m’he trobat en reunions ineficients per aquests motius:
- No hi ha un ordre del dia previ.
- No s’envia la informació a analitzar un o dos dies abans.
- Ningú fa un control dels temps.
- Es pretén discutir molts temes secundaris i no queda temps pels importants.
- No es fa un bon seguiment dels acords anteriors.
- Qui fa l’acta, l’envia tard i amb errors.
- No hi ha un horari estricte d’inici i de final.
- Al final les reunions s’allarguen com en les reunions de veïns de la comunitat.
Enfront d’aquest escenari tan habitual en les pimes catalanes he dissenyat una agenda que funciona molt bé. Però abans cal que hi hagi un pla estratègic per fer-la eficient.
Pla estratègic en equip
Amb el meu mètode ESPIRAL DE CREIXEMENT, fem els següents passos amb l’equip directiu:
- Definim les ESTRATÈGIES dels productes/serveis, segments de clients i zones més rendibles i amb més potencial de futur.
- Sintetitzem l’estratègia en el seu PROPÒSIT, beneficis, diferenciació i valors.
- Compartim els eixos d’INNOVACIÓ de nous productes o serveis
- Ens posen d’acord en l’ORGANIGRAMA de l’empresa i els rols dels responsables
- Definim els indicadors KPI més rellevants de cada departament
- Practiquem la metodologia dels OKR (Prioritats trimestrals)
- Fem l’acta de la reunió amb els ISSUES.
- Millorem l’empresa a través del PROCESSOS.
A partir de que ja hem creat conjuntament els passos anteriors, ja podem fer reunions mensuals de l’equip directiu realment eficients.
Agenda mensual prefixada
La reunió mensual del comitè directiu es capaç de passar per tots i cadascun dels punt següents, aprenent cada vegada a ser més ràpids en aplicar els acords, en un esperit d’equip i de millor continua.
L’ordre es important:
- Revisar els OKR (Objectius prioritaris trimestrals). *
- Repassar tots el ISSUES pendents (equivalent a l’acta de la reunió anterior). *
- Actualitzar els PROCESSOS que cal millorar. *
- Revisar ràpidament els indicadors KPI mensuals o trimestrals.
- El mes anterior a un trimestre, definir els OKR prioritaris del següent trimestre.
- Una vegada al trimestre, veure l’ESTRATEGIA.
- Cada tres mesos, compartir la INNOVACIÓ.
- Un cop al trimestre, revisar l’ORGANIGRAMA.
- Acabar la reunió amb nous ISSUES, OKR o PROCESSOS.
(*) Els tres primers punts marcats amb un * es poden revisar cada quinze dies, per accelerar el procés de millora continua.
Com que la informació ja ha d’estar actualitzada en el pla estratègic abans de la reunió no cal enviar res. Cadascú ja ho pot consultar prèviament.
A més, el propi sistema ja es una acta de la reunió viva, compartida per pantalla, on els acords es redacten breument en públic.
En un primer moment, les empreses necessiten unes tres hores per completar tota l’agenda mensual. Però amb el temps es pot reduir fins a una o dues hores si l’equip es capaç de sintetitzar molt cada intervenció, en especial en revisar els KPIs.
El que he pogut comprovar amb les empreses que segueixen aquest model d’agenda de la reunió mensual amb rigor, es que la coordinació de l’equip augmenta de manera notable, la rendibilitat de l’empresa comença a pujar i l’empresari/a pot començar a delegar de debò i viure més tranquil.
Les vostres reunions del comitè son efectives?
- Teniu alguns d’aquests problemes en les reunions del comitè?
- Perdeu el temps amb disquisicions estèrils?
- No es fan les coses que s’han acordat que es farien?
Si vols que t’ajudi a fer reunions més efectives i eficients de l’equip directiu, en podem parlar.
Tens les meves dades de Contacte.
O bé pots agendar tu mateix/a una videotrucada.