Plan Estratégico Pymes: 8- Acciones

Plan Estratégico Pymes: 8- Acciones. Seguimos con la serie de artículos sobre como implementar un Plan Estratégico. En esta ocasión me centraré en las acciones que hay que realizar para conseguir alcanzar los objetivos propuestos. Y es que hay que tener claro como definir y coordinar las acciones principales.

La definición de las acciones

Recapitulemos los pasos anteriores. El equipo ha definido los indicadores clave (KPI) y ha fijado un objetivo a conseguir para cada uno de ellos. El número que anote en el cuadro de mando será un resultado objetivo, un «output«. La cuestión está en:

¿Qué acción será más eficaz para conseguir el objetivo?

Las tareas a realizar se supone que arrojarán el resultado esperado en el indicador. Pero puede no ser así. Se trata de la asunción de que «si hacemos esto, pasará esto». ¿Pero esta hipótesis es verdad?

Imaginemos que tenemos un indicador clave de «Aumento de ventas», expresado en % y con el objetivo de aumento del 15% anual acumulado. ¿Que posibles acciones serían más efectivas para conseguir el objetivo en el segundo trimestre? Supongamos varias opciones:

Incorporar a 2 nuevos comerciales en el primer trimestre del año.
Hacer una campaña de marketing con Google Adwords de 1000€ al mes a partir del 1 de abril.
Subir los precios un 2% a partir de enero.
Realizar un mínimo de 4 visitas diarias por comercial.

El equipo líder tiene que ponerse de acuerdo sobre cual será más efectiva pra conseguir el objetivo y que será preciso coordinarse entre ellos. El resto de acciones, se pueden quedar a nivel del departamento. Lo que hay ir mirando mes a mes (o semana a semana) es que la acción principal realmente está teniendo un impacto positivo en el aumento de las ventas.

A lo mejor han decidido que sea la campaña de Adwords, cuando en realidad, en su sector, no tiene el impacto esperado. Quizás sea preferible mejorar en 2 puntos el ratio de conversión de ventas ganadas, respecto a ofertas realizadas, con un seguimiento telefónico activo antes de los dos días siguientes a la propuesta. Quizás ahora no se hace.

Coordinación de acciones entre departamentos

Es importante que a nivel del equipo directivo se coordine el mínimo de acciones principales. De otro modo el sistema se complica demasiado y deja de ser eficiente. Como se ha dicho antes, si el responsable de Operaciones o Comercial considera que hay varias acciones en paralelo, que escoja aquella que crea que tiene más impacto para coordinarse con los otros departamentos y deje el resto de acciones para su seguimiento sólo a nivel de su departamento. Imaginemos diferentes ejemplos de coordinación de acciones:

Comercial quiere vender un 20% más un tipo de producto muy rentable, pero que se fabrica en una línea de producción muy saturada.
Operaciones le dirá que no tiene esta capacidad de producción necesaria y que requeriría 2 personas más en producción para el presupuesto de ventas previsto.
Gestión de personas puede comentar que no tiene presupuesto para incorporar a más personas.
Director general propone que se invierta en una nueva máquina que dé está capacidad adicional.
Finanzas comenta que según el presupuesto, no hay ninguna partida de inversiones productivas.
Discutidas todas las opciones finalmente se acuerda un aumento de capacidad con dos personas de ETT mientras se negocia la adquisición de la nueva máquina con una nueva línea de crédito público por mejora de instalaciones productivas.

Este es un ejemplo de coordinación de la acción principal entre los diferentes departamentos. Lo positivo es que esta coordinación se realice en directo entre los directivos implicados. En lugar que cada uno se lo diga al director general y sea éste el que tiene que hacer toda la coordinación uno a uno.

Las acciones también tienen que ser numéricas

Tal como se ha visto en el primer apartado, hay que hacer un esfuerzo en definir la acción principal de modo muy numérico y concreto. Esto puede incluir los siguientes términos:

Cuando: Plazo temporal
Número: Reiteraciones o número a conseguir. Puede incluir un indicador de calidad
Cuanto: Inversión o gasto en euros
Quién: Cual será la persona responsable de su ejecución o seguimiento.

Cuanto más se cuantifique la acción principal, más se podrá verificar si la hipótesis de «hacer esto conseguirá este resultado» es verídica o no. Y antes se podrá reformular para conseguir el impacto deseado.