Cómo no hacer actas de reuniones. ¿Cuál es tu experiencia con las actas de las reuniones? ¿Se envían el mismo día o como máximo al día siguiente? ¿Son sintéticas reflejando solo los acuerdos? ¿Queda claro quién tiene que hacer qué en qué plazo de tiempo? ¿Se revisan los acuerdos en la siguiente reunión?
Mi experiencia con las actas de las reuniones es más bien negativa
A lo largo de muchos años dirigiendo empresas me he encontrado que el tema de las actas de las reuniones era un “rollo”. Me explico. Si la tenía que redactar yo, me ocupaba un tiempo de redacción que me parecía que tenía poco valor. Y me costaba enviarla el mismo día o como máximo el día posterior.
Si el acta de la reunión la redactaba otro miembro del equipo directivo, a mi parecer acostumbraban a pasar las siguientes cosas:
- Llegaba varios días tarde, con lo cual perdía su efectividad.
- Eran demasiado largas, describiendo los debates.
- La manera que se expresaban los acuerdos no era exactamente cómo los habíamos acordado.
- No estaba claro quién lideraba cada acción ni el plazo de revisión.
- En pocas ocasiones se empezaba la reunión posterior haciendo lectura de acta anterior.
Para ser justo, también hay excepciones muy positivas:
En una empresa tenía un director técnico que escribía unas actas excelentes en su portátil, que enviaba a los pocos minutos de la reunión. ¡Fantástico! Pero poco habitual.
Cómo no hacer actas de reuniones
En las implementaciones de planes estratégicos que he realizado en mis empresas o posteriormente como asesor, decidí que NO habría actas de las reuniones.
¿Cuál es el truco para reflejar los acuerdos y el plan de acción?
Muy fácil, escribir los acuerdos telegráficamente en una hoja de acuerdos en una pantalla compartida. Normalmente en una hoja de Excel de mi plantilla “Espiral de crecimiento”, que es mi método para hacer un plan estratégico con el equipo directivo.
Esta hoja la llamamos “ISSUES” (asuntos pendientes). Consiste en lo siguiente:
- Repasamos los KPIs o indicadores clave del mes anterior, con lo que extraemos nuevas ideas de mejora.
- Cada vez que hay un tema de mejora, lo apuntamos en una frase breve en la hoja “Issues“.
- Revisamos los OKR (Objetivos trimestrales) y si hay nuevas ideas, las apuntamos en “Issues” sin perder tiempo.
- Cuando hemos acabado los KPI y OKR, nos vamos a la hoja de “Issues” donde tendremos la lista de nuevos temas.
- Estos nuevos “Issues” se pueden convertir en nuevos KPIs, nuevos OKRs, nuevos Procesos que se pasan a la hoja correspondiente para su tratamiento.
- El resto de temas son simplemente “Just-do-it“. Entonces se asigna quién lo va a hacer y se anota la fecha prevista.
¿Dónde está el acta de la reunión mensual del equipo directivo?
Solo hay que mirar la hoja actualizada de Issues que hemos compartido todos por pantalla. Con lo que conseguimos:
- Puntualidad (inmediato)
- Brevedad (solo una línea)
- Consenso (todos están de acuerdo en la interpretación)
- Responsable (que acepta el reto)
- Fecha prevista (para empezar la siguiente reunión).
¿Cómo no hacer actas de reuniones?
Si tienes curiosidad sobre cómo funciona el método para no hacer actas de las reuniones, ponte en contacto conmigo y te lo explico rápidamente.
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Ya actualizaré mis nuevos talleres sobre cómo gestionar mejor una pyme o implementar un Plan Estratégico cuando los tenga programados en enero o febrero.
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