Aprende a dibujar los procesos clave. Una de las últimas etapas en la implementación de un Plan Estratégico en un empresa, según mi método “Espiral de Crecimiento”, es dibujar los procesos clave. Con un motivo: hacerlos ágiles.
Aprende a dibujar los procesos clave
No soy partidario de densos procedimientos escritos. A la práctica, son complejos de escribir, caducan más rápido de lo que debieran, pueden suponer un freno a la formación interna y son difíciles para su seguimiento. En algunos casos, puede ser necesario escribirlos con detalle, siguiendo una filosofía del tipo ISO 9001. Pero, en la medida de lo posible, para los procesos clave, prefiero que sean un solo dibujo, bien visible en una sola hoja.
Para dibujar un proceso se pueden utilizar muchos sistemas informáticos que existen en el mercado. Mis clientes, para simplificar, utilizan los gráficos propios de Google, Excel, Power Point, etc. No vale la pena gastarse dinero en ello, ya que dichos programas ya lo hacen bastante correctamente.
Los dibujos serán “cajas”, con un mini texto en su interior, unidas por flechas.
Facilita que se ponga una cierta codificación de formas y colores para comprender mejor qué departamento hace qué parte del proceso.
El equipo replantea el proceso
El pequeño equipo que ha dibujado el nuevo proceso, lo muestra en pantalla y lo explica al conjunto del equipo directivo. El resto del equipo directivo, incluyendo el empresario, hará sus preguntas y comentarios con los siguientes objetivos:
- ¿Qué se puede simplificar? A veces se ponen pasos de control que sólo contribuyen a burocratizar los sistemas.
- ¿Se podría automatizar alguna parte? Visiones exteriores pueden aportar preguntas relevantes que quizás no se ha hecho el pequeño equipo que ha liderado el proceso.
- ¿Realmente aporta valor? En ocasiones, se han heredado métodos que no contribuyen en nada en aumentar el valor para el cliente o para la empresa.
¿Quieres aprender a dibujar los procesos clave de tu empresa?
Estoy a tu disposición para hacerlo conjuntamente con tu equipo directivo para simplificarlos, automatizarlos y que realmente aporten valor.
Si te apetece hablarlo, tienes mis datos en Contacto o puedes reservar una cita online en este enlace.
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