Com gestionar els ISSUES pendents

Com gestionar els ISSUES pendents. En la implementació dels plans estratègics a les empreses que assessoro amb el meu mètode “Espiral de Creixement”, hi ha una part important per tractar els ISSUES. És a dir, els assumptes pendents que sorgeixen a les reunions mensuals de l’equip directiu. Vegem una part del sistema.

Què és un “assumpte pendent?

Una empresa es pot gestionar en equip amb uns bons indicadors de rendiment (KPI) i uns objectius trimestrals ambiciosos (OKR). Però la realitat empresarial és lluny de poder funcionar sempre de manera estricta i programada. Constantment apareixen nous problemes, oportunitats i imprevistos que cal canalitzar adequadament. El mètode dels ISSUES ajuda a resoldre totes aquestes situacions noves.

Origen els ISSUES

Els ISSUES (afers) poden venir de múltiples orígens:

En una reunió apareix un tema nou que comença a “consumir” temps de la reunió respecte a l’ordre del dia previst.
A les avaluacions del personal, es recullen noves idees que podrien posar-se en marxa.
Sorgeix una nova oportunitat comercial, un canvi en un mètode de producció, una necessitat organitzativa, una nova manera d’analitzar les dades, i un llarg etc.

En realitat, podríem dir que és un “calaix de sastre” que permet registrar de manera molt fàcil els assumptes pendents de qualsevol índole que l’equip directiu tractarà en el moment oportú.

L’avantatge del sistema és que permet registrar ràpidament l’ISSUE en una llista d’assumptes pendents que es tractarà en lot al final de la reunió mensual del comitè de direcció.

Alguns pocs exemples de ISSUES dels meus clients, amb certes modificacions:

Definició exacta de les famílies de productes
Automatitzar els processos dels “fees” mensuals
Risc informàtic de ciberseguretat
Augmentar la formació de personal
Volem fer massa coses alhora
Ajuda administrativa per al departament comercial
Actualització de les tarifes de preus
Etc. etc.

Gestionar ràpidament en equip els assumptes pendents

En la implementació de l’Espiral de Creixement, proposo una plantilla d’Excel per practicar el sistema.

Com he dit abans, de la revisió mensual dels KPIs i dels OKRs, a més d’altres orígens, haurem anat emplenant durant la reunió una sèrie d’ISSUES per ser tractats en bloc cap al final de la reunió. Amb aquesta llista compartida en pantalla amb l’equip directiu, cada ISSUE es decideix què fer amb ell, amb les opcions següents:

Nou KPI: Si el tema és rellevant per controlar-lo mes a mes, per veure la seva evolució, es crea un nou KPI. El meu consell en incorporar un nou KPI és veure si es pot eliminar algun altre KPI que en realitat no aporta el valor que pensàvem en un origen.
Possible OKR: En cas que la seva resolució impliqui més d’un departament i tingui una durada aproximada d’un trimestre, el millor és passar-ho a la llista de possibles OKR per al proper trimestre. En cas de ser urgent i que valgui la pena incorporar-lo com a OKR del trimestre en curs, recomano que l’equip es plantegi quin dels OKRs existents en marxa aquest trimestre es pot passar al trimestre següent.
Nou PROCÉS: Pot ser que la resolució sigui generar un procés nou que caldrà dibuixar i acordar a nivell de l’equip directiu.
Nova INNOVACIÓ: Si la solució a l’assumpte pendent és una nova oportunitat d’innovació, es traslladarà a la pestanya corresponent per ser tractada com a innovació.
JUST-DO-IT: En cas que l’assumpte pendent no compleixi cap dels criteris anteriors, es classificarà com un Just-do-it per una persona responsable en un termini inferior a un mes. Al proper comitè mensual, la persona responsable dirà si ho ha fet o no.