Les 4 preguntes per anar al fons dels assumptes pendents. Aneu al fons dels assumptes pendents? A la vostra empresa els temes pendents s’arrosseguen setmanes, mesos o fins i tot anys? Per què es retarden tant? És per un tema de gestió i saturació de feina? O bé, en realitat, és que l’equip no sap exactament de que estem parlant? A l’article d’avui explico la metodologia “ISSUES” que ajuda a resoldre si estem d’acord que l’assumpte pendent és el que apareix o és un símptoma d’una cosa més profunda que no ha sortit a la llum. 4 preguntes que ajuden a avançar de manera efectiva.
1ª pregunta: Quin assumpte pendent prioritzem?
En un full compartit (per exemple, un Excel) l’equip directiu fa una llista dels temes pendents a resoldre. Posem uns exemples típics de pimes industrials, que són els meus clients habituals:
- Acordar els torns d’estiu.
- Automatitzar les comissions mensuals dels agents.
- Reduir el risc informàtic en ciberseguretat.
- Fer la formació tècnica als venedors.
- Definir bé la jerarquia de les famílies de productes.
- Augmentar l’ajuda administrativa als comercials.
- Redactar les polítiques de recursos humans.
- Etc.
Segur que a la vostra empresa teniu algun tipus de llista similar. I que alguns temes es van repetint de mes a mes sense que es resolguin, cosa que genera la sensació del “dia de la marmota”.
La primera cosa que cal fer és decidir, en equip, quin és el tema prioritari que es vol desencallar una vegada per totes.
Fins que l’equip no hagi decidit UNA prioritat, no se segueix.
2ª pregunta: Quina és la veritable arrel de l’assumpte?
Finalment, l’equip directiu ja ha decidit una qüestió pendent prioritària. Ara toca saber si aquest assumpte està ben definit o si en realitat és un símptoma o una manifestació d’una cosa més profunda que no s’ha fet explícita.
En aquest pas, cada membre de l’equip escriu allò que considera que és la veritable arrel de l’assumpte, que pot diferir de l’enunciat de l’assumpte pendent. Si hi ha quatre membres de l’equip directiu, es plasmen les quatre idees al full d’Excel compartit a la pantalla, sense jutjar. És important que hi hagi un clima d’obertura a l’empresa perquè cadascú pugui expressar lliurement la seva opinió amb respecte, sense sentir-se criticat pels seus posicionaments.
Vegem-ne un exemple. L’assumpte pendent escollit diu: “Fer la formació tècnica als venedors”. És un tema pendent que apareix de manera recurrent i mai no s’arriba a fer. Cada membre de l’equip, amb la ment oberta, expressa que la veritable arrel de l’assumpte és la següent:
- Si contractem venedors no tècnics, els costarà molt entendre aspectes tècnics.
- Ja tenen un manual complet. Que se’l llegeixin.
- Amb la meva càrrega de treball actual, jo no tinc temps de fer formació.
- Els manuals en paper són indigeribles.
Imaginem que finalment l’equip directiu decideix que la veritable arrel que els venedors no tinguin la formació adequada és que els manuals en paper són indigeribles.
L’equip ja ha arribat a la veritable arrel de l’assumpte.
3ª pregunta: Quines alternatives podrien donar-se?
Seguint l’exemple anterior, ara es tracta de tornar a obrir la ment perquè, sobre el consens que el problema són els manuals, proposar alternatives. L’equip directiu proposa les alternatives següents per fer uns manuals millors per als venedors.
- Trossejar els manuals en diversos PDFs per als venedors.
- Explicar amb detall els manuals actuals en classes presencials.
- Contractar una empresa especialitzada en cursos en línia perquè transformi els manuals en unitats didàctiques, amb avaluacions incloses.
- Contractar una empresa que faci vídeos interactius 3D a partir dels manuals existents.
Després d’un breu debat, s’opta per l’alternativa dels vídeos 3D, ja que també podran ser útils per als clients.
4ª pregunta: Quina solució proposem?
Un cop ja han triat l’opció dels vídeos, es demana als assistents que refinin la solució per formar els venedors de la manera més eficient possible. Surten aquestes propostes:
- Posar els vídeos a una plataforma per consultar.
- Reunir els venedors per veure els vídeos conjuntament i resoldre dubtes.
- Fer un check-list dels vídeos que ha vist cada venedor.
- Posar els vídeos en una plataforma d’eLearning, que permeti autoavaluacions de cada capítol.
Al final, l’empresa escull la solució dels vídeos a la plataforma d’e-learning.
Com anar al fons dels assumptes pendents
Tornem a l’inici. Hi ha un munt d’assumptes pendents i es tria un tema de formació a venedors. S’identifica que la veritable arrel de l’assumpte són els manuals indigeribles. Es plantegen diverses alternatives per millorar aquests manuals, fent vídeos. Finalment, es decideix que hi haurà una combinació de vídeos i elearning perquè els venedors es formin tècnicament de manera gairebé autònoma.
Ara ja es pot programar qui cercarà el proveïdor de vídeos, qui aportarà ajuda a la plataforma d’e-learning, etc. Res a veure en qui i quan es farà la formació tècnica presencial als venedors, que fa massa mesos que està encallada.
Les 4 preguntes per anar al fons dels assumptes pendents
Jo recomano aplicar aquesta metodologia almenys a les dues primeres preguntes: Què prioritzem i la veritable arrel de l’assumpte. Si ja és clar, planificar i executar l’assumpte pendent.
Però si el tema no està suficient clar, anar fins al final de les 4 preguntes per anar al fons dels assumptes pendents. De cop apareixen idees creatives que poden solucionar millor el problema pendent inicial.
Si vols comentar la metodologia “ISSUES” de les 4 preguntes per anar al fons dels assumptes pendents, estic a la teva disposició.
Pots reservar una videoconferència quan vulguis o contactar-me pel mitjà que prefereixis.
DARRER TALLER DE EMPRESARI/ES
Com traspassar la teva empresa industrial al teu fill/a?
El passat 12 de juliol de 2023, a l’hotel QGAT, varèm fer un esmorzar presencial per compartir experiències de successió familiar d’empreses catalanes.
Els 19 participants, pares, mares, fills i filles d’empreses industrials familiars van extreure les següents recomanacions per fer un bon relleu generacional.