Delega bé els objectius trimestrals (OKRs). Ets un empresari/ària que ho vol fer tot i et falta temps? O bé ets capaç de delegar les principals accions importants? En aquest article t’explico el mètode dels objectius trimestrals (OKRs – Objectives & Key Results) que et permetrà delegar en confiança en el teu equip, els empoderarà en la presa de decisions i us facilitarà el seguiment mes a mes. Ho apliquen amb èxit tots els meus clients quan implementem el Pla Estratègic de la seva PIME amb la participació de l’equip directiu. Vegem com funciona.
1.- Fer una llista de possibles OKRs per al trimestre següent
Abans de començar un trimestre, l’equip directiu fa una llista de 5 a 10 possibles objectius trimestrals importants on enfocar els esforços durant 90 dies. La condició d’un OKR és que sigui desafiador, assumible amb esforç, quantificable, etc. Jo a més hi poso tres filtres més:
- Que participin a l’OKR almenys dos membres de l’equip directiu, cosa que reforça la col·laboració horitzontal entre membres de l’equip líder. Per exemple, que hi participi el responsable comercial i el responsable de desenvolupament de productes. O que s’hagi de coordinar el director d’operacions amb el director financer. Etc.
- Que suposi “construir” una nova manera de treballar més eficient. Per exemple, un procés d’elaboració d’ofertes nou, una nova manera de donar suport al client, un nou ERP, etc. No s’hi inclouen com a OKRs els típics objectius comercials per dos motius: només impliquen un departament i, a més, són activitats habituals de la responsabilitat comercial.
- Que representin un esforç sostingut durant un trimestre, per impulsar una cosa que no es feia abans. Però un cop finalitzat el trimestre, si ja s’ha engegat el projecte, no cal repetir-ho per al trimestre següent.
Per tant, que impulsin l’eficiència de l’organització en un trimestre, amb la participació d’almenys dos membres de l‟equip directiu.
2.- Seleccionar els 2 a 5 objectius més rellevants del proper trimestre
Gestionar és prioritzar. Com més coses es vulguin fer en paral·lel, més es dispersen els esforços i menys resultats se n’obtenen. Ja ho vaig comentar en aquest article Amb quantes fitxes jugues al parxís?
De la llista llarga, que com a màxim ha de ser de 10 possibles objectius trimestrals, l’equip directiu acorda quins són els més prioritaris sobre els quals cal posar focus. En un trimestre normal s’aconsella que siguin uns 4 a 5 OKRs. Per contra, en un trimestre “d’estiu”, potser n’hi haurà prou amb 1 o 2 perquè es puguin complir raonablement.
En aquest punt, es decideix qui serà membre de l’equip directiu que liderarà l’OKR. Encara que també hi participaran un o més membres de l’equip directiu, és important que hi hagi un líder transversal que empenyi el seu objectiu trimestral davant dels companys.
Això permet que el CEO faci correctament el títol d’aquest article:
Delega bé els objectius trimestrals (OKRs)
3.- Establir 3 “Key Results” per a cada OKR
L’equip directiu ja ha decidit els 2-5 objectius trimestrals prioritaris que suposaran un avenç per a l’empresa. A més, ja hi ha un líder assignat per a cada OKR.
El pas següent és que el líder desplegui 3 Key Results per a cada Objectiu. Què és un Key Result (Resultats clau)? Poden ser diverses coses:
- Tres resultats numèrics a aconseguir en un trimestre per materialitzar l’objectiu. Per exemple: Augmentar a 300 seguidors la pàgina de Linkedin de l’empresa, aconseguir 12 reunions comercials sobre el nou producte, obtenir 3 contractes sobre un nou canal de distribució.
- Tres fites o etapes de projecte. Per exemple: Definició de les característiques tècniques del nou producte, fer el prototip funcional i aconseguir la validació d’almenys 4 clients actuals.
- Combinacions de fites i resultats numèrics.
En tots els casos, recomano que se sintetitzin a 3 Key Results per dos motius: Facilita el seguiment en una plantilla estandarditzada i obliga els líders a sintetitzar tres aspectes per a un seguiment més àgil.
4.- Seguiment mensual àgil en %
L’equip directiu ha decidit en quins pocs OKRs posa els esforços per al proper trimestre, abans que comenci. Cada líder d’un objectiu trimestral ha desplegat tres fites o tres resultats parcials. Ja tenim l’estructura per fer un seguiment àgil a la reunió mensual de coordinació de l’equip directiu. Com funciona?
- En acabar el primer mes del trimestre, a cada OKR i per a cadascuna de les 3 etapes o KR (Key Results), es posa el % d’assoliment. Tan fàcil com posar: KR1: 40%; KR2: 20%; KR3: 0%. Sense literatura. Al gra.
- En acabar el segon mes, l’OKR anterior pot haver evolucionat de la manera següent: KR1: 80%; KR2: 50%; KR3:20%.
- I en tancar el trimestre, es poden obtenir aquests resultats: KR1: 100%; KR2: 80%; KR3: 70%.
Significa que si només hem aconseguit el 70% del darrer KR no n’hem aconseguit l’objectiu? En absolut. La metodologia dels OKR suggereix posar-se metes realment ambicioses. Aconseguir un 70% de 1000 X és molt més que aconseguir un 100% de 500 X, posem per cas. A més, en una filosofia d’excel·lència, el que és important és esforçar-se i aprendre pel camí. Un objectiu fàcil d’aconseguir al 100% no estimula la capacitat de superar-se com a equip. Però no arribar al 100% tampoc no ha de ser frustrant, tret que es parteixi d’una filosofia de control fiscalitzador, que no recomano per res.
Delega bé els objectius trimestrals (OKRs)
Aquest mètode dels objectius trimestrals (OKRs) entusiasma els empresaris que l’implementen. És molt senzill d’usar i aconsegueix els beneficis següents:
- Enfoca la Pime en uns quants objectius trimestrals ambiciosos que s’aconseguiran majoritàriament de forma raonable.
- Facilita la coordinació d’accions a la cúpula de l’empresa.
- Empodera els membres de l’equip directiu a assumir-ne les responsabilitats.
- Permet que el CEO delegui correctament les grans prioritats trimestrals. Ja no haurà de fer ell mateix tota la feina. Ho farà el teu equip amb un seguiment col·lectiu fàcil.
Si ets un empresari saturat de treball perquè ho ha de fer tot, aquest sistema et permetrà delegar bé d’una vegada per totes. I te’n podràs anar de vacances 😉 més tranquil, sabent que l’equip ja s’ha fet responsable que tot allò important es faci.
En cas que vulguis saber més com delegar bé els objectius trimestrals (OKRs) a la teva empresa, ho podem parlar sense compromís.
Pots reservar una videoconferència quan vulguis o contactar-me pel mitjà que prefereixis.
PROPER TALLER DE EMPRESARI/ES
Com traspassar la teva empresa industrial al teu fill/a?
Esmorzar presencial per compartir experiències de successió familiar d’empreses catalanes.
Dimecres 12 de juliol de 9h a 11:30h
Hotel QGAT (Sant Cugat)