Cómo gestionar los ISSUES pendientes

Cómo gestionar los ISSUES pendientes. En la implementación de los planes estratégicos en las empresas que asesoro con mi método «Espiral de Crecimiento», hay una parte importante para tratar los ISSUES. Es decir, los asuntos pendientes que surgen en las reuniones mensuales del equipo directivo. Veamos una parte del sistema.

¿Qué es un “asunto pendiente?

Una empresa se puede gestionar en equipo con unos buenos indicadores de rendimiento (KPI) y unos objetivos trimestrales ambiciosos (OKR). Pero la realidad empresarial dista de poder funcionar siempre de manera estricta y programada. Constantemente aparecen nuevos problemas, oportunidades e imprevistos que hay que poder canalizar adecuadamente. El método de los ISSUES ayuda a resolver todas estas nuevas situaciones.

Origen los ISSUES

Los ISSUES (asuntos) pueden venir de múltiples orígenes:

En una reunión aparece un nuevo tema que empieza a “consumir” tiempo de la reunión respecto al orden del día previsto.
En las evaluaciones del personal, se recogen nuevas ideas que podrían ponerse en marcha.
Surge una nueva oportunidad comercial, un cambio en un método de producción, una necesidad organizativa, una nueva manera de analizar los datos, y un largo etc.

En realidad, podríamos decir que es un “cajón de sastre” que permite registrar de manera muy fácil los asuntos pendientes de cualquier índole que el equipo directivo tratará a su debido tiempo.

La ventaja del sistema es que permite registrar rápidamente el “ISSUE” en una lista de asuntos pendientes que se tratará en lote al final de la reunión mensual del comité de dirección.

Algunos pocos ejemplos de ISSUES de mis clientes, con ciertas modificaciones:

Definición exacta de las familias de productos
Automatizar los procesos de los “fees” mensuales
Riesgo informático de ciberseguridad
Aumentar la formación de personal
Queremos hacer demasiadas cosas al mismo tiempo
Ayuda administrativa para el departamento comercial
Actualización de las tarifas de precios
Etc. etc.

Gestionar rápidamente en equipo los asuntos pendientes

En la implementación de la «Espiral de Crecimiento», propongo una plantilla de Excel para practicar el sistema.

Como he dicho antes, de la revisión mensual de los KPIs y de los OKRs, además de otros orígenes, habremos ido rellenando durante la reunión una serie de ISSUES para ser tratados en bloque hacia el final de la reunión. Con esta lista compartida en pantalla con el equipo directivo, cada ISSUE se decide qué hacer con él, con las siguientes opciones:

Nuevo KPI: Si el tema es relevante como para controlarlo mes a mes, para ver su evolución, se crea un nuevo KPI. Mi consejo al incorporar un nuevo KPI es ver si se puede eliminar algún otro KPI que en realidad no aporta el valor que pensábamos en un origen.
Posible OKR: En caso de que su resolución implique a más de un departamento y tenga una duración aproximada de un trimestre, lo mejor es pasarlo a la lista de posibles OKRs para el trimestre próximo. En caso de ser urgente y que merezca la pena incorporarlo como OKR del trimestre en curso, recomiendo que el equipo se plantee cuál de los OKRs existentes en marcha en este trimestre se puede pasar al trimestre siguiente.
Nuevo PROCESO: Puede ser que la resolución sea generar un nuevo proceso que habrá que dibujar y acordar a nivel del equipo directivo
Nueva INNOVACIÓN: Si la solución al asunto pendiente es una nueva oportunidad de innovación, se trasladará a la pestaña correspondiente para ser tratada como innovación.
JUST-DO-IT: En caso de que el asunto pendiente no cumpla ninguno de los criterios anteriores, se clasificará como un «Just-do-it» por una persona responsable en un plazo inferior a un mes. En el próximo comité mensual, la persona responsable dirá si lo ha hecho o no.