No creo en las actas de las reuniones

No creo en las actas de las reuniones. A lo largo de mi trayectoria como director general de empresas, he asistido a un sinfín de reuniones. Al final alguien tenía que hacer el acta de la reunión. Si no llegaba puntual y precisa no servía para nada. Y después no se hacía un seguimiento ágil. Por eso no creo en las actas de las reuniones.

Los problemas de las actas de las reuniones

A mi modo de ver, las actas pueden tener estos problemas:

No se envían en el mismo día o, como máximo al día posterior. Un acta con retraso es una pérdida de tiempo.
El que tiene que escribir el acta, se carga de un trabajo burocrático poco gratificante.
Recogen demasiada literatura sobre lo que se ha comentado. Con las alternativas y decisiones finales basta.
El que escribe el acta puede no transcribir exactamente lo acordado, generando confusión.
Si se ha puesto el responsable y plazo de realizar una acción, no resulta un formato adecuado para su seguimiento.
En pocas ocasiones se empieza una reunión con una lectura atenta del acta de la reunión anterior.

Dicho esto, he vivido muchas experiencias sobre las actas de las reuniones.

En una empresa, tenía un director industrial que era capaz de hacer el borrador del acta durante la reunión y enviaba un acta perfecta en menos de media hora de finalizar la reunión. Es el único caso en que he visto hacer bien las actas.

En la mayoría de los casos, las actas de la reuniones llegan tarde.

Mi sistema de actas con la Espiral de Crecimiento.

En mi método “Espiral de Crecimiento” para implementar un plan estratégico en una empresa, no se precisan actas.

Más bien dicho, se escriben las acciones a realizar en una hoja de Excel (pestaña ISSUES) visible con una pantalla por todos los miembros que asisten a la reunión.

El que escribe los acuerdos o acciones a desarrollar, obtiene su aprobación pública instantánea de que aquella es exactamente la frase precisa.

Esta línea de acuerdo (recomiendo no superar una línea), se canalizará a alguna de estas categorías:

Puede generar un nuevo KPI para su seguimiento (o eliminar uno anterior que aportaba poco valor).
Se creará un nuevo OKR trimestral, con su propia metodología ágil.
Podría crearse un nuevo PROCESO para mejorarlo y simplificarlo.
O bien se pone en la categoría JUST-DO-IT, con un responsable y plazo a revisar el mes siguiente.

Con este sistema se elimina la necesidad de redactar las actas de las reuniones, es inmediato a tener acceso compartido a este Excel, y permite su seguimiento automático en la reunión posterior.

Puesto que hay una reunión mensual del equipo directivo, la metodología de la “Espiral de Crecimiento” ya permite su revisión y actualización super ágil. Sin papeles ni largas actas.