Porque los sistemas hacen la vida más fácil

Porque los sistemas hacen la vida más fácil. O eso es lo que intento con mis clientes. Lo voy a explicar con algunos casos reales de como los procesos ayudan a facilitar la vida empresarial. Y sobre todo, a mejorar la rentabilidad.

Proceso de evaluación periódica del personal

En una empresa hemos implementado un sistema para evaluar al personal con unos pasos claros previos:

Acordar los 3 valores clave de la empresa.
Definir un comportamiento observable para cada valor.
Redactar en una sola línea las 5 responsabilidades de cada rol.
Para cada responsabilidad, fijar el indicador numérico que facilitará el seguimiento.

La evaluación propiamente dicha, cada seis meses (enero y julio), consiste en estos pasos:

Evaluar los comportamientos observables de los tres valores.
Acordar cómo aumentar el alineamiento con los valores.
Cuantificar los indicadores del último semestre respecto a las cinco responsabilidades.
Acordar las acciones para mejorar dichos indicadores.

Con una plantilla más detallada, esta empresa ya tiene un sistema de evaluación que ya ha aplicado en más de una ocasión. La base del sistema es aprender a mejorar mes a mes, de manera constructiva, a ser posible, con datos objetivos.

Sistema de porcentajes de visitas comerciales

En otra pyme hemos sistematizado los indicadores de las visitas comerciales. En primer lugar, hemos marcado en el CRM tres etiquetas para las visitas.

Actuales: 50%
Recuperar: 25%
Nuevos: 25%

Por otra parte, para comparar los sistemas de los diferentes comerciales para ver cuales son más eficientes, se han marcado las siguientes etiquetas en el CRM respecto al formato de las visitas:

Teléfono
Email
Videoconferencia
Presencial

Con estos y otros indicadores (p.e. ratio de conversión, «pipeline vivo», etc.), las reuniones semanales del equipo comercial son más productivas y se pueden extraer conclusiones sobre los procesos más eficaces.

Proceso de cálculo de tesorería a dos meses vista

Un cliente empresario mío tenía cierta ansiedad sobre la tesorería futura. A finales de mes se encontraba con algunas sorpresas (positivas o negativas) sobre el saldo previsto.

En este caso, el proceso consistió en dibujar en diagramas los pasos que debía hacer cada departamento para que la dirección financiera pudiera hacer una previsión precisa de la tesorería a dos meses vista:

Consolidación de los diferentes bancos.
Cuentas a cobrar y cuentas a pagar.
Impuestos e intereses.
Inversiones, devoluciones de préstamos, etc.
Todos los aspectos para calcular la tesorería.

En cada reunión mensual del comité de dirección, la dirección financiera escribe su estimación de tesorería a dos meses vista. Y esta cifra ya no se mueve como previsión. Al cabo de dos meses se escribe debajo la tesorería real y el % de desviación respecto a la previsión. Se analizan los principales orígenes de la desviación y los departamentos implicados. Mes a mes, se reduce la desviación. Y el empresario ya puede dormir mucho más tranquilo.