Les 5 Responsabilitats de cada Rol (Pla Estratègic 9)

Concreta les 5 Responsabilitats de cada Rol. Ja estem al capítol 9 del meu nou llibre “Genera l’Espiral de Creixement de la teva empresa”. En aquesta ocasió exposo el meu mètode per definir els rols i les responsabilitats de l’equip líder. Prefereixo començar per l’equip directiu i, si després agrada el sistema, implementar-lo a la resta de l’organització. Aquí tens els passos per fer unes descripcions del lloc de treball de cadascun de forma pràctica i avaluable objectivament.

La POSICIÓ o FUNCIÓ principal

El que posa a la targeta professional i a l’organigrama. Un títol breu de dues paraules. És important que hi hagi coherència entre la breu descripció de la posició i la mida o la cultura de l’empresa.

Per exemple, si es tracta d’una pime petita, posem per cas d’una dotzena de persones, té sentit una denominació del tipus “responsable comercial”. Quedaria fora de lloc que la posició fos de “cap”. Si la pime ja té una mica més de mida, “cap de…” o similar té sentit. En tots dos casos, si hi ha un equip al voltant de l’empresari, l’anomeno “equip líder”. Anomenar-ho per exemple “equip directiu” no seria lògic amb la denominació de responsable o cap de la posició.

En cas que es tracti d’una empresa més gran, el més lògic serà definir la posició com a “director/a de…”. Si l’empresa té activitat internacional, serà correcte definir la posició en anglès. En tots dos casos, sí que anomeno l’equip com a “equip directiu”.

He vist en alguns casos incongruències entre les definicions “privades” (en petit comitè, segons el criteri de l’empresari) i les definicions públiques. I moltes vegades he vist que l’organigrama públic no es correspon amb l’organigrama real. En definir les posicions, sobretot les directives, cal ser precís en les definicions i en la congruència a l’organigrama. Molts problemes de funcionament de les pimes vénen d’aquesta part.

Descripció del ROL/S

Si la posició només té un rol (el més habitual), es fa la descripció del rol en un parell de línies. Es tracta d’explicar breument l’àmbit d’actuació de la posició de manera flexible.

En canvi, sobretot en empreses petites, és habitual que una persona assumeixi 1, 2 o màxim 3 rols. En aquest cas, per a cadascun dels rols, es fa una descripció genèrica breu d’una a dues línies. Per exemple, pot ser que una persona tingui dos rols com:

• D. Financera: Tenir la comptabilitat al dia, optimitzar el finançament, establir els processos administratius i aportar informació valuosa per a la millora de la rendibilitat.
• D. Persones: Incorporar al millor talent, mantenir-lo motivat i avaluar-ne el rendiment, treballant en equip.

Viure els 3 VALORS empresarials

En la meva llarga experiència directiva he vist que es compleix la frase següent:

“Es contracta una persona pel que se suposa que sap.

Se l’acomiada per l’actitud (no està en línia amb els valors de l’empresa)”.

En un procés de selecció, a priori es cerca persones que sàpiguen quelcom sobre les tasques que tindran encomanades. De vegades s’encerta, de vegades no. Però el que és difícil de valorar en el procés de selecció és si el candidat està realment alineat amb els valors clau de l’empresa. Al llarg de la meva vida directiva, en la majoria de casos, haver de finalitzar una relació laboral, va ser perquè els valors de la persona s’allunyaven cada cop més dels valors de l’empresa.

Aleshores, si els valors són tan importants, per què no s’inclouen en la descripció del lloc de treball? La meva resposta és que sí que han de constar a totes les descripcions de treball.

A l’article anterior, ja vaig comentar com definir al punt 3.- Els valors que ens uneixen.

Cada empresa ha de simplificar en tres valors bàsics allò que creu que són els comportaments esperats de tot l’equip.

• Primer valor: Comportament esperat d’aquest valor.
• Segon valor: Comportament esperat d’aquest valor.
• Tercer valor: Comportament esperat d’aquest valor.

Com a exemple:

• JUGUEM EN EQUIP: “Què has aportat a la feina dels teus companys?”
• RESOLEM: “Som atents amb els clients i honestos amb les nostres solucions”
• INNOVEM: “Proposo idees per millorar”

En tota descripció dels llocs de treball i en la seva avaluació cal començar a formar i fer el seguiment de si cada persona està alineada amb els tres valors clau de l’empresa. I la manera serà avaluant en quins moments ha mostrat els comportaments esperats.

Concreta les 5 RESPONSABILITATS de cada Rol

És important que les responsabilitats de tots els membres de l’equip estiguin ben definides en dissenyar un pla estratègic. Això ajuda a evitar la improvisació en l’assignació de responsabilitats en crear el quadre de comandament.

Les empreses han de definir les 5 responsabilitats de cada posició. Repeteixo, cinc. Ni quatre ni sis. Tot lloc de treball es pot resumir (o ampliar) a cinc responsabilitats descrites breument. Quan tots els components de l’equip tenen les 5 responsabilitats, és més fàcil visualitzar quines són les funcions clau que no estan cobertes per l’equip o bé que tenen cert solapament.

Com definir una responsabilitat en una sola línia operativa?

La manera correcta de definir una responsabilitat és que no ocupi més d’una línia. A més, que estigui descrita en termes operatius de les activitats.

Exemples de descripció massa genèrica:

• Gestió financera
• Sistema de qualitat
• Vendes nacionals
• etc.

Exemples de descripció massa llarga de cadascuna de les cinc responsabilitats:

• Anàlisi de desviacions pressupostàries, aplicació de mesures correctores, estudi dingressos i despeses, càlcul de costos i pla de reducció dels mateixos.
• Formació i suport a companys comercials/tècnics en diverses línies de productes comercials, incloent tots els manuals de formació i realitzant el training regularment.
• Etc.

Al punt següent mostraré alguns exemples de descripció en una sola línia operativa per a cada rol, incorporant a més el resultat esperat.

Afegir INDICADORS de resultats per cada responsabilitat

Quan es contracta algú no és perquè “faci coses” durant 8 hores al dia, sinó perquè obtingui resultats. Curiosament hi ha poques empreses que siguin capaces de concretar aquests resultats esperats, per la qual cosa moltes vegades la nova persona va una mica perduda sobre el que se n’espera. Per això, si a més de definir cada responsabilitat en una línia, es pot concretar amb un indicador, estarà llest per a una avaluació objectiva.

És important ressaltar que una persona es pot fer responsable d’alguna cosa si controla almenys el 80% de les variables d’aquesta tasca. Si la seva tasca depèn per exemple en un 50% de la feina d’altres, serà molt difícil determinar si ha fet bé o no la feina.

Exemples de descripció en una sola línia operativa amb indicador de resultat:

• Ampliar la cartera de nous clients de la mida, el segment i la zona acordats en cada període.
  • KPI: % de nous clients al trimestre.
• Tancar puntualment el compte de resultats i el balanç de cada mes.
  • KPI: Tancament abans del dia 10 de cada mes.
• Implementar la ISO 9001 a tota l’empresa.
  • KPI: Certificació abans de final d’any
• Innovar en nous productes per als segments de clients actuals:
  • KPI: % de facturació de nous productes de l’any anterior.
• Etc.

Com es pot observar, cada any és possible que s’hagin de reformular algunes de les cinc responsabilitats, o bé el seu indicador. En tot cas, ja s’estan concretant diversos resultats quantitatius a assolir per a cadascun dels rols.

AVALUACIÓ PERIÒDICA

Aquesta feina de definir “qui fa què” només té sentit si de manera regular (p.e. una vegada al trimestre) hi ha una avaluació entre les dues persones implicades: “el meu cap i jo”.

La revisió consisteix en:

1.- Posició i Rol

Confirmar que el títol del lloc i la descripció general del rol/s és la correcta. Si ha canviat, modificar-la.

2.- Valors

Revisar com la persona viu els valors en el dia a dia, mostrant els comportaments observables pactats a nivell de tota l’empresa.

Per a aquesta avaluació de valors, l’avaluat es pot autoavaluar abans de la reunió d’1 a 5 o de 0-10 als tres valors clau. Abans de la reunió, el superior també haurà puntuat com ell percep que l’avaluat viu els valors.

En confrontar les puntuacions de cadascú, s’estableix un diàleg sobre com millorar la vivència dels valors clau.

3.- Responsabilitats i resultats

Avaluar les cinc responsabilitats amb els resultats esperats. Si s’ha aconseguit fer un registre dels resultats quantitatius, podeu veure si la persona està aconseguint els resultats esperats per la seva feina.

Aquesta part requereix una actitud positiva pels dos costats. “He aconseguit això”, “Has aconseguit això”. A partir d’aquí, què hi pots fer tu, què hi puc fer jo, perquè milloris els teus resultats? Quins processos de l’empresa t’impedeixen fer la teva feina millor? Quina formació complementària t’ajudaria? Etc.

No cal veure aquesta avaluació com una tasca fiscalitzadora i controladora, sinó com una oportunitat (basada en números, no en opinions subjectives) per veure què es pot fer per millorar-ne el rendiment. Amb cicles d’aprenentatge ràpids i continus. És la clau dels equips que aconsegueixen grans resultats amb un alt nivell de motivació.

Si arrel de l’avaluació s’acorda que cal eliminar o crear una responsabilitat o la manera de formular-ne el resultat, s’actualitza al moment. Sempre que siguin 5 en total.

4.- Objectiu per a la següent avaluació

Convé finalitzar amb un objectiu de millora de l’empleat avaluat. A la propera avaluació es veurà com s’ha millorat en l’aspecte acordat.

5.- Com millorar l’empresa

Aquesta entrevista periòdica és un bon moment per fer tres preguntes sobre l’empresa: Al teu parer, respecte a la nostra empresa…

• …què fem bé i hauríem de continuar fent?
• Quines coses hauríem de deixar de fer?
• Què hauríem de començar a fer?

En el clima de confiança d’una entrevista personal, el directiu pot aprendre molts aspectes de millora per l’empresa que no és capaç de visualitzar. Totes les respostes, anònimes, s’han de recopilar per ser tractades en un altre àmbit, que ja explicaré més endavant, en un altre pas de la meva “Espiral de Creixement“.

Tinc una fitxa d’avaluació pràctica d’un sol full.

Les 5 Responsabilitats de cada Rol

Si vols que t’ajudi a definir les 5 responsabilitats de cada rol a la teva empresa, hi tinc pràctica. Disposo d’una àmplia base d’exemples de responsabilitats i d’indicadors de resultats que poden ser útils per accelerar el procés. Tot i que el millor és començar amb la meva plantilla de 5 línies en blanc per concretar les 5 responsabilitats per a cada rol.

El més important és aconseguir l’adhesió al sistema per quantificar i millorar positivament. Si es percep com un tema fiscalitzador de control, no funcionarà. Només des d’una perspectiva de responsabilitat i millora continua tindrà èxit.

Vols un ajut a definir les 5 responsabilitats i indicadors per a cada rol?

Estic a la vostra disposició. Escriu-me o truca’m i ho parlem sense compromís.

.

Propers Tallers d’empresari/es