Perquè els sistemes fan la vida més fàcil

Perquè els sistemes fan la vida més fàcil. O això és el que intento amb els meus clients. Ho explicaré amb alguns casos reals de com els processos ajuden a facilitar la vida empresarial. I, sobretot, a millorar la rendibilitat.

Procés d’avaluació periòdica del personal

En una empresa hem implementat un sistema per avaluar el personal amb uns passos clars previs:

Acordar els 3 valors clau de l’empresa.
Definir un comportament observable per a cada valor.
Redactar en una sola línia les 5 responsabilitats de cada rol.
Per a cada responsabilitat, fixar l’indicador numèric que facilitarà el seguiment.

L’avaluació pròpiament dita, cada sis mesos (gener i juliol), consisteix en aquests passos:

Avaluar els comportaments observables dels tres valors.
Acordar com augmentar l’alineament amb els valors.
Quantificar els indicadors del darrer semestre respecte a les cinc responsabilitats.
Acordar les accions per millorar aquests indicadors.

Amb una plantilla més detallada, aquesta empresa ja té un sistema d’avaluació que ja s’ha aplicat més d’una vegada. La base del sistema és aprendre a millorar mes a mes, de manera constructiva, si és possible, amb dades objectives.

Sistema de percentatges de visites comercials

A una altra pime hem sistematitzat els indicadors de les visites comercials. En primer lloc, hem marcat al CRM tres etiquetes per a les visites.

Actuals: 50%
Recuperar: 25%
Nous: 25%

D’altra banda, per comparar els sistemes dels diferents comercials per veure quins són més eficients, s’han marcat les següents etiquetes al CRM respecte al format de les visites:

Telèfon
Email
Videoconferència
Presencial

Amb aquests i altres indicadors (p.e. ràtio de conversió, “pipeline viu”), les reunions setmanals de l’equip comercial són més productives i es poden extreure conclusions sobre els processos més eficaços.

Procés de càlcul de tresoreria a dos mesos vista

Un client empresari meu tenia certa ansietat sobre la futura tresoreria. A finals de mes es trobava amb algunes sorpreses (positives o negatives) sobre el saldo previst.

En aquest cas, el procés va consistir a dibuixar en diagrames els passos que havia de fer cada departament perquè la direcció financera pogués fer una previsió precisa de la tresoreria a dos mesos vista:

Consolidació dels diferents bancs.
Comptes a cobrar i comptes a pagar.
Impostos i interessos.
Inversions, devolucions de préstecs, etc.
Tots els aspectes per calcular la tresoreria.

A cada reunió mensual del comitè de direcció, la direcció financera escriu la seva estimació de tresoreria a dos mesos vista. I aquesta xifra ja no es mou com a previsió. Al cap de dos mesos s’escriu a sota la tresoreria real i el % de desviació respecte a la previsió. S’analitzen els orígens principals de la desviació i els departaments implicats. Mes a mes, es redueix la desviació. I l’empresari ja pot dormir molt més tranquil.