Com definir les responsabilitats de l'equip directiu

Com definir les responsabilitats de l’equip directiu de manera fàcil i ràpida. Em trobo en moltes empreses que els rols de l’equip no estan ben definits. O bé són descripcions de llocs de treball massa llargues. Aquí et proposo un sistema molt ràpid i eficaç per concretar les responsabilitats de l’equip.

Les 5 responsabilitats de l’equip directiu

Tal com indica el títol, és suficient concentrar les responsabilitats dels caps o directius d’una pime en cinc. Ni més ni menys: 5.

En els molts casos que he acompanyat a fer un pla estratègic en una pime, amb la participació activa del comitè directiu, aquest pas el resolem de manera ràpida.

De fet, jo proposo que cada cap de departament escrigui les seves pròpies cinc responsabilitats en cinc línies breus, sense exagerar. És a dir, qualsevol que les llegeixi, entendrà el concepte general de cada responsabilitat afegint-hi una mica de detall.

Per exemple:

Exemples de descripció massa genèrica:

Gestió financera
Sistema de qualitat
Vendes nacionals, etc.

Exemples de descripció massa llarga de cadascuna de les cinc responsabilitats:

Anàlisi de desviacions pressupostàries, aplicació de mesures correctores, estudi d’ingressos i despeses, càlcul de costos i pla de reducció dels mateixos.
Formació i suport a companys comercials/tècnics en diverses línies de productes comercials, incloent tots els manuals de formació i realitzant el training regularment.
Etc.

Al punt següent mostraré alguns exemples de descripció en una sola línia operativa per a cada rol, incorporant a més el resultat esperat.

Després del procés de redacció de les cinc responsabilitats per part d’implicat, el pas següent és exposar-los a l’empresari/ària o gerent. Aleshores es produeix un diàleg molt constructiu sobre les responsabilitats que un creu que té i el que pensa la direcció general. Acostuma a ser molt clarificador.

Indicadors numèrics de progrés

Un cop ja s’han acordat les cinc responsabilitats (insisteixo en les cinc), el pas següent és definir quin indicador numèric mostrarà el progrés en cada responsabilitat. En realitat, es tracta de concretar els resultats de cada funció amb indicadors objectius.

Exemples de descripció en una sola línia operativa amb indicador de resultat:

Ampliar la cartera de nous clients de la mida, el segment i la zona acordats.
- KPI: % de nous clients al trimestre.
Tancar puntualment el compte de resultats i el balanç de cada mes.
- KPI: Dia del tancament comptable del mes (abans del dia 10 de cada mes).
Implementar la ISO 9001 a tota l’empresa.
- KPI: Nombre d’accions correctores implementades.
Innovar en nous productes per als segments de clients actuals:
- KPI: % de facturació de nous productes de l’any anterior.
Etc.

Com es pot observar, cada any és possible reformular algunes de les cinc responsabilitats, o bé el seu indicador. En tot cas, ja s’estan concretant diversos resultats quantitatius a millorar per a cadascun dels rols.