Cómo simplificar los procesos de negocio. A lo largo de mi experiencia como DG de Pymes he implementado algunas ISO de calidad y similares. Reconozco que son sistemas que tienen ventajas si se dan dos circunstancias: que el empresario crea en la ISO y que la empresa no sea demasiado pequeña. Por eso, en las implementaciones que hago de Planes Estratégicos en Pymes industriales de 10 a 50 trabajadores, propongo que sistematicen la revisión de los procesos clave de negocio para irlos simplificando regularmente. Te explico cómo simplificar los procesos de negocio en estos seis pasos:
1. Empezar por algunos procesos que no vayan bien
En mi sistema de gestionar empresas, el equipo directivo se reúne una vez al mes, con una agenda marcada de revisión de KPIs y OKRs. Es a partir del análisis de datos que surgen oportunidades de mejora en multitud de ámbitos. Un gran apartado de mejora continua está en los procesos clave de negocio.
Mi propuesta consiste en que el equipo directivo mantenga una lista de procesos de negocio a optimizar mes a mes. Esta lista tiene que contener aquellos procesos transversales, que implican a diversos departamentos, que no acaban de funcionar bien, en cuanto a sus resultados. A modo de ejemplo:
- Captación de nuevos clientes (Marketing y Ventas)
- Diseño de nuevos productos (Oficina técnica y Marketing)
- Elaboración de ofertas técnicas (Comercial y Oficina técnica)
- Incorporación de nuevo personal (Cada departamento y Gestión de personas)
- Cumplimiento de plazos de entrega (Comercial y Operaciones)
- Plazos de cobro de clientes (Comercial y Finanzas)
- Etc.
2. Seleccionar uno y asignar un líder del proceso
Esta lista tiene que ser viva. Recomiendo discutir mes a mes cuál será el proceso a mejorar para el mes siguiente. Puede parecer poco ambicioso, pero en una Pyme, que acostumbra a ir saturada de trabajo y dónde se prioriza el día a día, mejorar una decena de procesos clave al año es mucho más de lo que hacen actualmente.
Cuando el equipo directivo decide cual es el proceso que más duele, el más urgente o bien el más importante (cada empresa decide), hay que asignar un líder del proceso. Al ser procesos que afectan a más de un departamento, el líder natural será el que este proceso le afecta más. Este liderazgo para impulsar durante un mes máximo la mejora del proceso seleccionado será sobre compañeros de trabajo del mismo equipo directivo.
Lo primero que en que se tienen que poner de acuerdo a nivel del equipo directivo es en escribir una breve frase con el resultado esperado del proceso. Ayuda a enfocar los esfuerzos.
3. Dibujar el proceso de manera muy simplificada
El paso siguiente consiste en dibujar el proceso de forma esquemática. Se puede hacer de dos maneras muy simples:
- ANALÓGICA: En una cartulina grande, poner los post-it de las etapas del proceso. Puede parecer poco moderno, pero es tremendamente útil para ir rápido con el mínimo esfuerzo y para compartir los procesos de mejora moviendo o escribiendo nuevos post-it de forma colaborativa.
- DIGITAL: Existen muchos programas en el mercado para dibujar procesos, aunque un simple PowerPoint, Diagrama de Excel o similar ya sirve para este propósito. La ventaja es que ya será el embrión del proceso después de su modificación.
4. Poner un punto rojo en los pasos que ahora no funcionan bien
En una reunión en la que sólo participan los departamentos implicados, el líder del proceso expone la situación actual del proceso, ya sea en formato de papel o digital. Es entonces que este mini equipo de trabajo pone los “puntos rojos” en las partes del proceso de no funcionan bien, que son redundantes, que aportan poco valor, etc. En el formato papel, se pueden añadir unas pequeñas pegatinas rojas redondas de dónde están los problemas. En formato digital, se marcan igualmente unos puntos rojos de atención.
A partir de entonces, es posible que haya que averiguar con detalle cómo se hace el procedimiento operativo, haciendo participar a personal operativo no directivo y/o consultando cómo lo hace el ERP.
5. Acordar cómo simplificar estos pasos
El grupito de trabajo se centra entonces en hacerse preguntas sobre cómo podría hacerse de otras maneras que fueran más rápidas, con menos errores, de forma más eficiente, etc. Por lo que yo mismo pude comprobar cuando dirigía empresas, y después también he podido verificar en las empresas que he asesorado, todo proceso se puede simplificar y mejorar con la participación activa de las personas implicadas.
6. Automatizar con el sistema informático
El último paso es ver si el sistema informático de gestión (ERP, CRM, etc.) puede ayudar a automatizar este proceso. Es muy habitual que los ERP no están bien implementados y que normalmente pueden hacer mucho más de lo que hacen actualmente, con una buena implementación.
Por eso recomiendo que el líder de este proceso contacte con la empresa que les lleva su ERP para ver cómo se podría automatizar el nuevo proceso. Es posible que suceda lo contrario. Es decir, que la empresa del ERP les sugiera cómo realizar el proceso de forma automática utilizando el sistema estándar de gestión, sin necesidad de reinventar la rueda.
¿Cómo simplificar los procesos de negocio?
En este artículo he mostrado seis pasos para ir mejorando y automatizando los procesos clave de negocio de manera regular. Mes a mes, integrándolo como unas de las actividades que hay que hacer constantemente para optimizar el negocio.
Si quieres que conversemos sobre cómo simplificar los procesos de negocio de tu empresa, estoy a tu disposición.
Puedes reservar una videoconferencia cuando quieras o contactarme por el medio que prefieras.
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