¿Cuál es tu próximo sprint?

¿Cuál es tu próximo sprint? Eso le preguntaba yo al director de una pequeña empresa. Tenía muchos frentes abiertos, con una larga lista de asuntos pendientes, y no sabía por dónde empezar. Sucede mucho en todas las empresas. Hay que hacer muchas cosas, se empiezan y nunca se acaban.

¿Te suena?

Con la introducción del sistema de los objetivos trimestrales OKR, esta empresa ya tiene claros los próximos sprints colectivos antes de empezar cada trimestre. Ya están creciendo de forma más organizada con esta fácil herramienta.

Cuando implemento en una empresa un Plan Estratégico con mi metodología «Espiral de Crecimiento», el equipo directivo acaba teniendo claros los próximos sprints. Por tanto, son capaces de priorizar los objetivos a corto plazo más relevantes.

¿Cómo priorizar el próximo sprint?

Los objetivos trimestrales prioritarios surgen de la revisión mensual ágil de los indicadores de negocio (KPIs). Las ideas de nuevos objetivos prioritarios provienen de las siguientes desviaciones de los KPIs:

Indicadores que están un 10% por debajo de la media mensual presupuestada.
KPIs que están atascados respecto a la meta anual fijada.
Otros objetivos que aparecen durante las reuniones mensuales de coordinación del equipo directivo.

Para facilitar la agilidad en las reuniones del comité, cada vez que se propone que podría haber un nuevo objetivo, se describe en una sola línea en la hoja «OKR potenciales».

Al final de la revisión de KPIs, se va a la pestaña de OKR potenciales y se acuerdan los objetivos prioritarios del próximo trimestre.

¿En qué consiste un objetivo trimestral OKR?

La metodología de OKRs está muy extendida en multitud de empresas de todos los tamaños, tipologías y sectores. Los requisitos de un OKR son:

Tienen que ser transversales y afectar a más de un departamento, lo que obliga a una coordinación horizontal.
Su duración estimada tiene que ser de un trimestre.
Son mini proyectos de «construir» algo nuevo: una nueva manera de trabajar, unos nuevos objetivos comerciales, un nuevo proceso productivo, un nuevo sistema informático, etc.
No son objetivos del «día a día», que se dan por sentados por las responsabilidades habituales.
En la medida de lo posible, deben ser cuantificables.

Número óptimo de objetivos trimestrales

Con el fin de evitar una gran dispersión de objetivos, se recomienda que los OKRs sean entre 1 y 5 máximo. Dependerá de lo importante que sea el objetivo y del trimestre en cuestión. Por ejemplo, si decidimos implementar un nuevo ERP en toda la organización en el trimestre de verano, el objetivo es lo suficientemente importante como para que solo haya este objetivo común.

En cambio, en otros trimestres, la organización puede llevar en paralelo hasta un máximo de 5 objetivos relevantes transversales a nivel de toda la empresa.

Cuando la empresa es grande, además de los OKRs transversales de toda la organización, puede ser conveniente aplicar el mismo sistema dentro de los departamentos más importantes. Con un cuadro de mando visual de objetivos trimestrales de cada departamento, la dirección podrá tener una vista rápida de los sprints de cada área.

Puedes encontrar más detalle del método OKR haciendo clic en este artículo:

OKRs Objetivos trimestrales