Delega bien los objetivos trimestrales (OKRs). ¿Eres un empresario/a que quiere hacerlo todo y te falta tiempo? ¿O bien eres capaz de delegar las principales acciones importantes? En este artículo te explico el método de los objetivos trimestrales (OKRs – Objectives & Key Results) que te permitirá delegar en confianza en tu equipo, les empoderará en la toma de decisiones y os facilitará el seguimiento mes a mes. Lo aplican con éxito todos mis clientes cuando implementamos el Plan Estratégico de su Pyme con la participación del equipo directivo. Veamos cómo funciona.
1.- Hacer una lista de posibles OKRs para el trimestre siguiente
Antes de empezar un trimestre, el equipo directivo hace una lista de 5 a 10 posibles objetivos trimestrales importantes en los que enfocar los esfuerzos durante 90 días. La condición de un OKR es que sea retador, asumible con esfuerzo, cuantificable, etc. Yo además le pongo tres filtros más:
- Que participen en el OKR al menos dos miembros del equipo directivo, lo cual refuerza la colaboración horizontal entre miembros del equipo líder. Por ejemplo, que participe el responsable comercial y el responsable de desarrollo de productos. O que se tenga que coordinar el director de operaciones con el director financiero. Etc.
- Que suponga “construir” una nueva manera de trabajar más eficiente. Por ejemplo, un nuevo proceso de elaboración de ofertas, una nueva manera de dar soporte al cliente, un nuevo ERP, etc. No se incluyen como OKRs los típicos objetivos comerciales por dos motivos: solo implican a un departamento y, además, son actividades habituales de la responsabilidad comercial.
- Que representen un esfuerzo sostenido durante un trimestre, para impulsar algo que no se hacía antes. Pero una vez finalizado el trimestre, si ya se ha puesto en marcha el proyecto, no hay que repetirlo para el trimestre siguiente.
Por tanto, que impulsen la eficiencia de la organización en un trimestre, con la participación de al menos dos miembros del equipo directivo.
2.- Seleccionar los 2 a 5 objetivos más relevantes del próximo trimestre
Gestionar es priorizar. Cuantas más cosas se quieran hacer en paralelo, más se dispersan los esfuerzos y menos resultados se obtienen. Ya lo comenté en este artículo ¿Con cuántas fichas juegas al parchís?
De la lista larga, que como máximo tiene que ser de 10 posibles objetivos trimestrales, el equipo directivo acuerda cuales son los más prioritarios sobre los que poner foco. En un trimestre “normal” se aconseja que sean unos 4 a 5 OKRs. Por contra, en un trimestre “de verano”, quizás sea suficiente con 1 o 2 para que se puedan cumplir razonablemente.
En este punto, se decide quien será el miembro del equipo directivo que liderará el OKR. Aunque también participan uno o más miembros del equipo directivo, es importante que exista un líder transversal que empuje su objetivo trimestral frente a sus compañeros.
Esto permite que el CEO realice correctamente el título de este artículo:
Delega bien los objetivos trimestrales (OKRs)
3.- Establecer 3 “Key Results” para cada OKR
El equipo directivo ya ha decidido los 2 a 5 objetivos trimestrales prioritarios que supondrán un avance para la empresa. Además, ya existe un líder asignado para cada OKR.
El paso siguiente es que el líder despliegue 3 Key Results para cada Objetivo. ¿Qué es un Key Result (Resultados clave)? Pueden ser varias cosas:
- Tres resultados numéricos a conseguir en un trimestre, para materializar el objetivo. Por ejemplo: Aumentar en 300 seguidores la página de Linkedin de la empresa, conseguir 12 reuniones comerciales sobre el nuevo producto, obtener 3 contratos sobre un nuevo canal de distribución.
- Tres hitos o etapas de un proyecto. Por ejemplo: Definición de las características técnicas del nuevo producto, realizar el prototipo funcional y conseguir la validación de al menos 4 clientes actuales.
- Combinaciones de hitos y resultados numéricos.
En todos los casos, recomiendo que se sinteticen en 3 Key Results por dos motivos: Facilita el seguimiento en una plantilla estandarizada y obliga a los líderes a sintetizar tres aspectos para un seguimiento más ágil.
4.- Seguimiento mensual àgil en %
El equipo directivo ha decidido en qué pocos OKRs pone los esfuerzos para el próximo trimestre, antes de que empiece. Cada líder de un objetivo trimestral ha desplegado tres hitos o tres resultados parciales. Ya tenemos la estructura para hacer un seguimiento ágil en la reunión mensual de coordinación del equipo directivo. ¿Cómo funciona?
- Al finalizar el primer mes del trimestre, en cada OKR y para cada una de las 3 etapas o KR (Key Results), se pone el % de consecución. Tan fácil como poner: KR1: 40%; KR2: 20%; KR3: 0%. Sin literatura. Al grano.
- Al finalizar el segundo mes, el OKR anterior puede haber evolucionado de la siguiente manera: KR1: 80%; KR2: 50%; KR3:20%.
- Y al cerrar el trimestre, se pueden obtener estos resultados: KR1: 100%; KR2: 80%; KR3: 70%.
¿Significa que si sólo hemos conseguido el 70% del último KR no hemos conseguido el objetivo? En absoluto. La metodología de los OKR sugiere ponerse metas realmente ambiciosas. Conseguir un 70% de 1.000 X es mucho más que conseguir un 100% de 500 X, pongamos por caso. Además, en una filosofía de excelencia, lo importante es esforzarse y aprender por el camino. Un objetivo fácil de conseguir al 100% no estimula la capacidad de superarse como equipo. Pero no llegar al 100% tampoco tiene que ser frustrante, a no ser que se parta de una filosofía de control fiscalizador, que no recomiendo para nada.
Delega bien los objetivos trimestrales (OKRs)
Este método de los objetivos trimestrales (OKRs) entusiasma a los empresarios que lo implementan. Es muy sencillo de usar y consigue los siguientes beneficios:
- Enfoca la Pyme en unos pocos objetivos trimestrales ambiciosos que se conseguirán en su mayoría de forma razonable.
- Facilita la coordinación de acciones en la cúpula de la empresa.
- Empodera a los miembros del equipo directivo en asumir sus responsabilidades.
- Permite que el CEO delegue correctamente las grandes prioridades trimestrales. Ya no tendrá que hacer él mismo todo el trabajo. Lo hará su equipo con un seguimiento colectivo fácil.
Si eres un empresario/a saturado de trabajo porque lo tiene que hacer todo, este sistema te permitirá delegar bien de una vez por todas. Y te podrás ir de vacaciones 😉 más tranquilo, sabiendo que el equipo ya se ha hecho responsable de que todo lo importante se haga.
En caso de que quieras saber más cómo delegar bien los objetivos trimestrales (OKRs) en tu empresa, lo podemos hablar sin compromiso.
Puedes reservar una videoconferencia cuando quieras o contactarme por el medio que prefieras.
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