Las 4 preguntas para ir al fondo de los asuntos pendientes. ¿Vais al fondo de los asuntos pendientes? ¿En vuestra empresa los temas pendientes se arrastran semanas, meses o incluso años? ¿Por qué se retrasan tanto? ¿Es por un tema de gestión y saturación de trabajo? ¿O bien en realidad es que el equipo no sabe exactamente de que estamos hablando? En el artículo de hoy explico la metodología «ISSUES» que ayuda a resolver si estamos de acuerdo en que el asunto pendiente es el que aparece o bien es un síntoma de algo más profundo que no ha salido a la luz. 4 preguntas que ayudan a avanzar de manera efectiva.
1ª pregunta: ¿Qué asunto pendiente priorizamos?
En una hoja compartida (p.e. un Excel) el equipo directivo hace una lista de los temas pendientes a resolver. Pongamos unos ejemplos típicos de pymes industriales, que son mis clientes habituales:
- Acordar los turnos de verano.
- Automatizar las comisiones mensuales de los agentes.
- Reducir el riesgo informático en ciberseguridad.
- Hacer la formación técnica a los vendedores.
- Definir bien la jerarquía de las familias de productos.
- Aumentar la ayuda administrativa a los comerciales.
- Redactar las políticas de recursos humanos.
- Etc.
Seguro que en vuestra empresa tenéis algún tipo de lista similar. Y que algunos temas se van repitiendo de mes a mes sin que se resuelvan, lo que genera la sensación del «día de la marmota».
La primera cosa que hay que hacer es decidir, en equipo, cuál es el tema prioritario que se quiere desencallar de una vez por todas.
Hasta que el equipo no haya decidido UNA prioridad, no se sigue.
2ª pregunta: ¿Cuál es la verdadera raíz del asunto?
Finalmente, el equipo directivo ya ha decidido un asunto pendiente prioritario. Ahora toca saber si este asunto está bien definido o en realidad es un síntoma o manifestación de algo más profundo que no se ha hecho explícito.
En este paso, cada miembro del equipo escribe lo que considera que es la verdadera raíz del asunto, que puede diferir del enunciado del asunto pendiente. Si hay cuatro miembros del equipo directivo, se plasman las cuatro ideas en la hoja de Excel compartida en la pantalla, sin juzgar. Es importante que haya en la empresa un clima de apertura para que cada uno pueda expresar libremente su opinión con respeto, sin sentirse criticado por sus posicionamientos.
Veamos un ejemplo. El asunto pendiente dice: «Hacer la formación técnica a los vendedores». Es un tema pendiente que aparece de manera recurrente y nunca se llega a hacer. Cada miembro del equipo, con la mente abierta, expresa que la verdadera raíz del asunto es la siguiente:
- Si contratamos vendedores no técnicos, les costará mucho entender aspectos técnicos.
- Ya tienen un manual completo. Que se lo lean.
- Con mi carga de trabajo actual, yo no tengo tiempo de hacer formación.
- Los manuales en papel son indigeribles.
Imaginemos que finalmente el equipo directivo decide que la verdadera raíz del asunto de que los vendedores no tengan la formación adecuada es que los manuales en papel son indigeribles.
El equipo ya ha llegado a la verdadera raíz del asunto.
3ª pregunta: ¿Qué alternativas podrían darse?
Siguiendo el ejemplo anterior, ahora se trata de abrir la mente de nuevo para que, sobre el consenso que el problema son los manuales, proponer alternativas. El equipo directivo propone las siguientes alternativas para hacer unos manuales mejores para los vendedores.
- Trocear los manuales en varios PDFs para los vendedores.
- Explicar con detalle los manuales actuales en clases presenciales.
- Contratar una empresa especializada en cursos online para que transforme los manuales en unidades didácticas, con evaluaciones incluidas.
- Contratar una empresa que haga videos interactivos 3D a partir de los manuales existentes.
Después de un breve debate, se opta por la alternativa de los videos 3D, ya que también podrán ser útiles para los clientes.
4ª pregunta: ¿Qué solución proponemos?
Una vez ya han escogido la opción de los videos, se pide a los asistentes que refinen la solución para formar a los vendedores de la manera más eficiente posible. Salen estas propuestas:
- Poner los videos en una plataforma para consultar.
- Reunir a los vendedores para ver los videos conjuntamente y resolver dudas.
- Hacer un check-list de los videos que ha visto cada vendedor.
- Poner los videos en una plataforma de eLearning, que permita autoevaluaciones de cada capítulo.
Al final, la empresa escoge la solución de los videos en la plataforma de e-learning.
Como ir al fondo de los asuntos pendientes
Volvamos al inicio. Hay un montón de asuntos pendientes y se escoge un tema de formación a vendedores. Se identifica que la verdadera raíz del asunto son unos manuales indigeribles. Se plantean varias alternativas para mejorar estos manuales, haciendo videos. Finalmente, se decide que habrá una combinación de videos y elearning para que los vendedores se formen técnicamente de manera casi autónoma.
Ahora ya se puede programar quien buscará el proveedor de videos, quien aportará ayuda en la plataforma de e-learning, etc. Nada que ver en quien y cuando se hará la formación técnica presencial a los vendedores, que hace demasiados meses que está atascada.
Las 4 preguntas para ir al fondo de los asuntos pendientes
Yo recomiendo aplicar esta metodología al menos en las dos primeras preguntas: Qué priorizamos y la verdadera raíz del asunto. Si ya está clara, planificar y ejecutar el asunto pendiente.
Pero si el tema no está suficiente claro, ir hasta el final de las 4 preguntas para ir al fondo de los asuntos pendientes. De repente aparecen ideas creativas que pueden solucionar mejor el problema pendiente inicial.
Si quieres comentar la metodología «ISSUES» de las 4 preguntas para ir al fondo de los asuntos pendientes, estoy a tu disposición.
Puedes reservar una videoconferencia cuando quieras o contactarme por el medio que prefieras.
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