¿Te vuela el tiempo?

¿Te vuela el tiempo? ¿Se te van los días sin poder hacer lo que realmente querías hacer? La gestión del tiempo no existe. Olvídate. Lo que existe es surfear las prioridades. Aquí tienes algunos trucos para gestionar las prioridades. No el tiempo.

A todos nos pasa. Abrimos los correos electrónicos y nos obsesionamos en “limpiarlos”, ya sea contestando, archivando, etc.

Tenemos constantes interrupciones para “apagar fuegos” y así nos vuela el tiempo.

Acabamos el día frustrados por no haber hecho aquello importante que nos habíamos propuesto. Priorizando el corto plazo.

¿Cómo salir de este bucle?

La tentación de gestionar “el tiempo”

En más de una ocasión habremos hecho buenos intentos de gestionar nuestro tiempo como directivos.

Habremos hecho un calendario “tipo” semanal con la intención de programar para cada día de la semana, las franjas horarias para:

• Contestar emails
• Reuniones planificadas
• Visitas a clientes
• Llamadas telefónicas
• Trabajo personal
• Etc.

La teoría está bien. Pero las interrupciones de los otros (internos o externos) nos destruyen nuestra planificación. Sobre todo del trabajo personal que nos hemos planteado hacer en este día o semana.

Nosotros hemos planificado el tiempo, pero la realidad al acabar el día no tiene nada que ver con nuestra intención.

¿Cuáles son las prioridades?

Empecemos por el principio.

• ¿Qué objetivos os habéis marcado colectivamente para este trimestre?
• ¿Habéis priorizado con el equipo directivo los 5 objetivos trimestrales más importantes?
• Para cada prioridad, ¿habéis establecido los 3 hitos o resultados intermedios a conseguir para cada objetivo?
• ¿Qué tienes que hacer tú de estos hitos mensuales para cada objetivo trimestral?

Cuando el equipo líder de una pyme establece los OKR trimestrales (Objetivos prioritarios del trimestre), cada miembro adquiere un compromiso público con sus compañeros de trabajo. Que la empresa progrese implica que cada uno realizará la tarea comprometida.

En la revisión mensual sobre el progreso de los OKRs, cada directivo dará cuenta pública de sus progresos. No servirán excusas de “tengo mucho trabajo de corto plazo en el día a día”.

Surfear las prioridades

Si cada directivo, incluyendo el director general, sabe cuáles son sus prioridades colectivas del mes, se pondrá las pilas para encontrar tiempo para ello. Si realmente lo percibe como prioridad, lo hará. En cambio, si no lo ve como una prioridad, se dejará llevar por el día a día y no llegará a tiempo para cumplir su compromiso.

Cada persona tiene su propio biorritmo y rutinas de trabajo. La buena noticia es que se pueden moldear día a día con un poquito de disciplina. Si vemos las ventajas de implementar nuevos hábitos de trabajo, los resultados nos provocarán un refuerzo positivo para seguir en esta nueva senda.

Hay profesionales que deciden dedicar la primera media hora del día para avanzar pasito a pasito en trabajar sobre los OKRs pactados.

Otros preferirán hacerlo a primera hora de la tarde.

No acostumbra a ser una buena idea dejarlo para el final del día, ya que saltará para el día siguiente, la semana siguiente o el mes siguiente.

Lo que a mí me funciona es intentar hacerlo a primera hora de la mañana, aunque sea sólo en pequeños periodos de media hora. Si por alguna razón no puedo hacerlo a primera hora, surfeo el día para incorporar un tiempo para avanzar en los objetivos prioritarios.

¿Te vuela el tiempo? Si no hay prioridades, el tiempo vuela.

Ya lo he comentado antes, si no tienes claras las prioridades y no las acuerdas públicamente con tu equipo, el día a día vuela en pequeñas tareas de corto plazo.

¿Te vuela el tiempo?

• ¿Te sientes identificado con esta sensación de que no controlas tu tiempo?
• ¿Has hecho varios intentos de gestión del tiempo, que no han funcionado?
• ¿Conoces la metodología de los OKRs prioritarios para aumentar la eficacia del equipo directivo?

En caso de que te interese, puedo hacer unas sesiones prácticas en tu empresa para implementar el método de los OKRs trimestrales.

Con las prioridades claras, aprovecharás el tiempo. Dejará de volar.

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