Pla Estratègic Pimes: 5- Estructura de la informació

Pla Estratègic Pimes: 5- Estructura de la informació. A l’hora de dissenyar un Pla Estratègic en una Pime, és important definir com serà l’estructura de la informació. Val la pena invertir una mica de temps en això perquè després tota la informació quedi ben estructurada i accessible. T’explico les diferents opcions.

En base a l’Organigrama

Es la estructura en base als departaments. Aquesta estructura té avantatges i inconvenients:

Aspectes positius

És fàcil d’implementar, ja que l’entén tota l’empresa.
Permet un accés intuïtiu ràpid.
Facilita el desplegament d’indicadors i objectius des d’un nivell més alt a un nivell més operatiu.
Permet incorporar diferents nivells de controls d’accés d’edició i lectura.

Aspectes negatius

Perpetua una organització vertical, de sitges aïllades entre si.
Dificulta la coordinació creuada d’accions que afecten diversos departaments.

En base a “Business Units“

Hi ha empreses que tenen línies de negoci bastant separades pel que fa a tipus de clients i gamma de productes o serveis. En aquests casos, estructurar la informació del Pla Estratègic en Unitats de Negoci té bastant sentit.

Aspectes positius

Cada Unitat de Negoci defineix els objectius que li són propis.
Permet disposar d’un quadre de comandament específic per a aquesta activitat.
Amb el mateix NIF, es poden tenir diversos “Business Units” integrats.
Faciliten la coordinació horitzontal interdepartamental

Aspectes negatius

En alguns casos, la informació no està relacionada amb la Unitat de Negoci, sinó amb el conjunt de l’empresa.
L’accés de la informació no és intuïtiva per als aspectes més transversals.

En base a Projectes

Hi ha empreses que treballen molt per projectes i necessiten una bona planificació i control a nivell de projectes, fins i tot en realitzar un Pla Estratègic.

Aspectes positius

Faciliten una bona definició dels aspectes clau a controlar en els projectes.
Permeten una bona coordinació horitzontal dels diferents departmentos implicats.

Aspectes negatius

El Pla Estratègic d’una empresa aborda el negoci íntegrament. Els projectes són només una part d’ella.
No queda ben resolt el seguiment dels departaments no implicats directament en els projectes.

Una estructura de la informació mixta

Quan acompanyo a les empreses a definir un Pla Estratègic, normalment escullen un sistema mixt entre organització i unitats de negoci o projectes. D’aquesta manera, s’optimitzen els aspectes positius de cada sistema.

Els eixos amb els que vam començar a treballar la plantilla són:

Clients: Implica màrqueting, vendes i a tota l’empresa.
Operacions: Afecta els departaments que generen el producte o servei, i també afecta a tots.
Finances: Una informació comptable fiable és necessària en cada apartat anterior.
Gestió de persones: Al principi i a la fi, són les persones les que fan les accions per aconseguir els objectius.

Aquests eixos s’ampliaran o modificaran en funció de les preferències que tingui l’empresa respecte l’estructura de la informació.

Sistema informàtic

A més de decidir l’estructura de la informació, resulta clau decidir en quina plataforma informàtica es construirà el Pla Estratègic. Jo recomano seleccionar un sistema informàtic amb les següents característiques:

Fàcil d’usar
Amb controls d’accés d’edició i lectura
Que cada responsable de la seva KPI i Accions, pugui editar fàcilment.
Conegut per la gran majoria de persones de l’empresa.
Que permeti visualitzar un quadre de comandament numèric i amb gràfics
De molt baix cost (si pot ser, zero).

Cada empresa és un món. Jo he vist que han seleccionat Teams, Dropbox, Google Drive, Bitrix, ERPs. CRMs i un llarg etc. Val la pena dedicar aquest temps a escollir un sistema d’informació que realment sigui fàcil d’utilitzar amb la mínima burocràcia.