Plan Estratégico Pymes: 5- Estructura de la información

Plan Estratégico Pymes: 5- Estructura de la información. A la hora de diseñar un Plan Estratégico en una Pyme, es importante definir como será la estructura de la información. Merece la pena invertir algo de tiempo en ello para que después toda la información quede bien estructurada y accesible. Te explico las diferentes opciones.

En base al Organigrama

Es la estructura en base a los departamentos. Dicha estructura tiene ventajas e inconvenientes:

Aspectos positivos

Es fácil de implementar, que entiende toda la empresa.
Permite un acceso intuitivo rápido.
Facilita el despliege de indicadores y objetivos desde un nivel más alto a un nivel más operativo.
Permite incorporar diferentes niveles de controles de acceso de edición y lectura.

Aspectos negativos

Perpetúa una organización vertical, de silos aislados entre si.
Dificulta la coordinación cruzada de acciones que afectan a varios departamentos.

En base a “Business Units“

Hay empresas que tienen líneas de negocio bastante separadas en cuanto a tipos de clientes y gama de productos o servicios. En estos casos, estructurar la información del Plan Estratégico en Unidades de Negocio tiene bastante sentido.

Aspectos positivos

Cada Unidad de Negocio define los objetivos que le son propios.
Permite disponer de un cuadro de mando específico para dicha actividad
Con el mismo NIF, se pueden tener varios “Business Units” integrados
Facilitan la coordinación horizontal interdepartamental

Aspectos negativos

En algunos casos, la información no està relacionada con la Unidad de Negocio, sino con el conjunto de la empresa.
El acceso de la información no es intuitiva para los aspectos más transversales.

En base a Proyectos

Hay empresas que trabajan mucho por proyectos y necesitan una buena planificación y control a nivel de proyectos, incluso al realizar un Plan Estratégico.

Aspectos positivos

Facilitan una buena definición de los aspectos clave a controlar en los proyectos.
Permiten una buena coordinación horizontal de los diferentes departmentos implicados.

Aspectos negativos

El Plan Estratégico de una empresa aborda el negocio en su totalidad. Los proyectos son sólo una parte de ella.
No queda bien resuelto el seguimiento de los departamentos no implicados directamente en los proyectos.

Una estructura de la información mixta

Cuando acompaño a las empresas a definir un Plan Estratégico, normalmente escogen un sistema mixto entre organización y unidades de negocio o proyectos. De este modo, se optimizan los aspectos positivos de cada sistema.

Los ejes con los que empezamos a trabajar la plantilla son:

Clientes: Implica a marketing, ventas y a toda la empresa.
Operaciones: Afecta a los departamentos que generan el producto o servicio, y también afecta a todos.
Finanzas: Una información contable fiable es necesaria en cada apartado anterior.
Gestión de personas: Al principio y al final, son las personas las que hacen las acciones para conseguir los objetivos.

Estos ejes se ampliarán o modificarán en función de las preferencias que tenga la empresa respecto a la estructura de la información.

Sistema informático

Además de decidir la estructura de la información, resulta clave decidir en qué plataforma informática se construirá el Plan Estratégico. Yo recomiendo seleccionar un sistema informático con las siguientes características:

Fácil de usar
Con controles de acceso de edición y lectura
Que cada responsable de su KPI y Acciones, pueda editarlo fácilmente.
Conocido por la gran mayoría de personas de la empresa.
Que permita visualizar un cuadro de mando numérico y con gráficos
De muy bajo coste (a ser posible, cero).

Cada empresa es un mundo. Yo he visto que han seleccionado Teams, Dropbox, Google Drive, Bitrix, ERPs. CRMs y un largo etc. Merece la pena dedicar este tiempo a escoger un sistema de información que realmente sea fácil de usar con la mínima burocracia.