Plan Estratégico Pymes: 4- Roles

Plan Estratégico Pymes: 4- Roles. El siguiente paso para implementar un Plan Estratégico en una Pyme es definir correctamente los roles del equipo directivo. Insisto, correctamente.

Cinco roles por cada responsable del equipo líder

Es importante que los roles o funciones de todos los 2-8 miembros del equipo directivo estén bien definidos al iniciar el diseño un plan estratégico. Esto ayuda a evitar la improvisación en la asignación de responsabilidades al crear el cuadro de mando. Lo he visto en más de una ocasión.

Ya he ayudado a muchas empresas a definir los 5 roles de cada posición. Repito, cinco. Ni cuatro ni seis. Todo puesto de trabajo se puede resumir (o ampliar) a cinco roles descritos brevemente. Cuando todos los componentes del equipo directivo tienen los 5 roles, es más fácil visualizar cuáles son las funciones clave que no están cubiertas por el equipo o bien cuales tienen cierto solape.

Cómo definir un rol en una sola línea operativa

La manera correcta de definir un rol es que no ocupe más de una línea. Además, que esté descrito en términos operativos de las actividades.

Ejemplos de descripción demasiado genérica:

Gestión financiera
Sistema de calidad
Ventas nacionales
etc.

Ejemplos de descripción demasiado larga de uno de los cinco roles:

Análisis de desviaciones presupuestarias, aplicación de medidas correctoras, estudio de ingresos y gastos, cálculo de costes y plan de reducción de los mismos.
Formación y soporte a compañeros comerciales / técnicos en diversas líneas de productos comerciales, incluyendo todos los manuales de formación y realizando el training regularmente.
Etc.

En el punto siguiente mostraré algunos ejemplos de descripción en una sola línea operativa para cada rol, incorporando además el resultado esperado.

Añadir un indicador de resultados a cada rol

Cuando se contrata a alguien no es para que «haga cosas» durante 8 horas, sino para que obtenga resultados. Curiosamente hay pocas empresas que sean capaces de concretar dichos resultados esperados, con lo que en muchas ocasiones la nueva persona va un poco perdida sobre lo que se espera de ella. Por eso, si además de definir cada rol en una línea, se es capaz de concretar con el indicador, se estará a punto para una evaluación objetiva.

Ejemplos de descripción en una sola línea operativa con indicador de resultado:

Ampliar la cartera de nuevos clientes del tamaño, segmento y zona acordados en cada periodo.
- KPI: % de nuevos clientes al trimestre.
Cerrar puntualmente la cuenta de resultados y balance de cada mes.
- KPI: Cierre antes del dia 10 de cada mes.
Implementar la ISO 9001 en toda la empresa.
- KPI: Certificación antes de fin de año
Innovar en nuevos productos para los segmentos de clientes actuales:
- KPI: % de facturación de productos del año anterior.
Etc.

Como se puede observar, cada año es posible que haya que reformular algunos de los cinco roles, o bien su indicador. Perfecto, significa que son vivos. En todo caso, ya se está a un paso de concretar un resultado cuantitativo a conseguir para cada uno de los roles.

La correcta descripción de los roles acelera el plan estratégico

En otra ocasión, ya hablaré de la conveniencia de la entrevista de seguimiento periódica en base a los 3 valores y los 5 roles para mejorar la motivación y el rendimiento del equipo.

Lo que ahora quiero subrayar es que al diseñar un plan estratégico, al menos todos los miembros del equipo directivo deben tener claro sus cinco roles, tanto para si mismos como para coordinarse con el resto del equipo.

Si los roles del equipo directivo no están claros, ¿cómo lo estarán en el resto de la empresa?