Asuntos pendientes (Plan Estratégico 14)

Los asuntos pendientes (ISSUES) son todas aquellas cosas que permanecen pendientes en las empresas y que no se abordan adecuadamente en forma y tiempo. En este capítulo 14 de mi libro «Genera una Espiral de Crecimiento en tu empresa» planteo una metodología para resolver los asuntos pendientes de una vez por todas.

¿Qué es un «ISSUE«?

Un ISSUE en inglés es el equivalente a un asunto pendiente. Este concepto de los «ISSUES» proviene de Gino Wickman en su libro «Tracción» que explica la metodología EOS.

Una empresa se puede gestionar en equipo con unos buenos indicadores de rendimiento (KPI) y unos objetivos trimestrales ambiciosos (OKR). Pero la realidad empresarial dista de poder funcionar siempre de manera estricta y programada. Constantemente aparecen nuevos problemas, oportunidades e imprevistos que hay que poder canalizar adecuadamente. El método de los ISSUES ayuda a resolver todas estas nuevas situaciones.

Origen los asuntos pendientes

Los ISSUES (asuntos) pueden venir de múltiples orígenes:

En una reunión aparece un nuevo tema que empieza a «consumir» tiempo de la reunión respecto al orden del día previsto.
En las evaluaciones del personal, se recogen nuevas ideas que podrían ponerse en marcha.
Surge una nueva oportunidad comercial, un cambio en un método de producción, una necesidad organizativa, una nueva manera de analizar los datos, y un largo etc.

En realidad, podríamos decir que es un «cajón de sastre» que permite registrar de manera muy fácil los asuntos pendientes de cualquier índole que el equipo directivo tratará a su debido tiempo.

La ventaja del sistema es que permite registrar rápidamente el «ISSUE» en una lista de asuntos pendientes que se tratará en lote en los ámbitos que corresponda.

Algunos pocos ejemplos de ISSUES de mis clientes, con ciertas modificaciones:

Definición exacta de las familias de productos
Automatizar los procesos de los «fees» mensuales
Riesgo informático de ciberseguridad
Aumentar la formación de personal
Queremos hacer demasiadas cosas al mismo tiempo
Ayuda administrativa para el departamento comercial
Actualización de las tarifas de precios
Etc. etc.

Priorizar en equipo los asuntos pendientes

En una hoja de cálculo tipo Excel o en el sistema que se prefiera, se van incorporando muy sintéticamente los temas a tratar. Lo que tiene que hacer el equipo directivo de la empresa, cada cierto tiempo (por ejemplo una vez al mes) es visualizar todos los ISSUES y priorizarlos con puntuación de 1 a 3, o como se prefiera.

La cuestión es que hay que llegar a un consenso de cuál es el asunto más prioritario que hay que resolver ya. Es posible que sea un tema antiguo que ya exige su resolución inmediata. O puede ser un tema muy reciente. Según la metodología EOS, no se pasará a solucionar un nuevo asunto hasta que el anterior priorizado no esté resuelto.

El equipo directivo tiene que priorizar UN sólo asunto pendiente cada vez.

Identificar la verdadera raíz del asunto

Una vez ya se ha conseguido poner en pantalla el único ISSUE a resolver, cada miembro del equipo directivo, sin excepción, tiene que proponer cuál es la verdadera raíz del asunto pendiente. Sucede a menudo que la expresión de un tema es sólo el síntoma externo de un problema más serio de la empresa. Sería el equivalente a tener tos o fiebre y no saber si el origen es un resfriado, gripe, tuberculosis o coronavirus.

Por tanto, para cada asunto, se tienen que escribir al lado tantas posibles raíces de tema como miembros del equipo directivo. Que cada uno se pregunte a sí mismo varias veces el porqué del ISSUE es muy revelador que la solución no estaba en lo que parece a primera vista.

Con todas las posibles raíces del problema en pantalla, el equipo selecciona aquella que realmente refleja mejor el tema a solucionar.

Discutir alternativas

Ahora corresponde que cada miembro del equipo directivo sugiera una alternativa propia que pueda solucionar el asunto. No vale sumarse a las alternativas de los otros. De este modo se estimula que los directivos piensen en más alternativas que las que diga el primero de ellos de hable. Una vez más, tantas alternativas como miembros del equipo, aunque alguna pueda parecer fuera de lugar.

Si el ISSUE es de envergadura o complejo, se pide a los directivos que envíen su alternativa por escrito en un breve plazo de tiempo. Lo que se persigue es la eficiencia en las reuniones perdiendo el mínimo tiempo en algo que cada uno puede trabajar individualmente, de manera previa.

Solucionar con la mejor alternativa

Ya sea en la misma reunión, o en la posterior si se requiere trabajar las diferentes opciones por separado, el equipo directivo llegará a un consenso sobre la mejor alternativa a implementar. Cuando digo «consenso» me estoy refiriendo a que haya la máxima unanimidad posible sobre la mejor solución. Al no ser un tema asambleario, tampoco hay que votar. Y en todo caso, el empresario/a siempre tiene la última palabra.

Conviene que cada miembro del equipo directivo se implique en la priorización, analice el fondo del asunto, proponga alternativas y acuerde la solución.

Tipos de resolución de asuntos pendientes

Por la naturaleza tan variada de los temas a resolver, es lógico que haya diferentes tipos de solución que afecten a una o varias personas, que sean puntuales o de largo plazo, que requieran un estudio o presupuesto, etc. Veamos algunos tipos de resolución habituales:

Rápido y simple: Se asigna al responsable y se pone una fecha prevista y fecha de finalización. No requiere nada más
Nuevo proceso clave: Si requiere diseñar una nueva manera de hacer algo, se pondrá en la hoja correspondiente de PROCESOS, que explicaré en el próximo capítulo.
Si tiene la entidad de ser un objetivo colectivo relevante durante un trimestre, se incorporará como nuevo OKR para el próximo trimestre.

No soy partidario de hacer actas de las reuniones. Alguien tiene que hacerlas puntualmente y después hacer un seguimiento de los compromisos adquiridos, cosa que no siempre se hace. A mi entender, con una buena gestión de los ISSUES, PROCESOS y OKRs, todo está en el mismo sistema para un seguimiento simplificado y sin burocracia añadida.

Ventajas de esta metodología de ISSUES

Como ya se ha ido mencionando a lo largo del capítulo, la gestión de los asuntos pendientes según el método «TRACCIÓN» ofrece los siguientes beneficios a las pymes que lo implementan con su equipo directivo:

Se lleva a ISSUES todo tema que alarga una reunión, evitando los retrasos en la hora de finalización de las reuniones, que no cumplen el orden del día.
Permite registrar temas de cualquier índole que a veces se pueden resolver muy rápidamente en equipo.
Facilita la resolución de asuntos que a veces llevan mucho tiempo enquistados que frenan la eficiencia de la empresa.
Se resuelven primero los más prioritarios, a criterio del equipo directivo.
Todos los miembros del equipo directivo se implican en todas las etapas del proceso, mojándose sobre el origen del problema y la búsqueda de alternativas.
Se consigue un verdadero espíritu de equipo entre los directivos de la empresa.