Assumptes pendents (Pla Estratègic 14)

Els assumptes pendents (ISSUES) són totes aquelles coses que romanen pendents a les empreses i que no s’aborden adequadament en forma i temps. En aquest capítol 14 del meu llibre “Genera una Espiral de Creixement a la teva empresa” plantejo una metodologia per resoldre els assumptes pendents d’una vegada per totes.

Què és un “ISSUE”?

Un ISSUE en anglès és l’equivalent a un assumpte pendent. Aquest concepte dels “ISSUES” prové de Gino Wickman al seu llibre “Traction” que explica la metodologia EOS.

Una empresa es pot gestionar en equip amb uns bons indicadors de rendiment (KPI) i uns objectius trimestrals ambiciosos (OKR). Però la realitat empresarial és lluny de poder funcionar sempre de manera estricta i programada. Constantment apareixen nous problemes, oportunitats i imprevistos que cal canalitzar adequadament. El mètode dels ISSUES ajuda a resoldre totes aquestes situacions noves.

Origen els assumptes pendents

Els ISSUES (assumptes) poden venir de múltiples orígens:

En una reunió apareix un tema nou que comença a “consumir” temps de la reunió respecte a l’ordre del dia previst.
A les avaluacions del personal, es recullen noves idees que es podrien posar en marxa.
Sorgeix una nova oportunitat comercial, un canvi en un mètode de producció, una necessitat organitzativa, una nova manera d’analitzar les dades, i un llarg etc.

En realitat, podríem dir que és un “calaix de sastre” que permet registrar de manera molt fàcil els assumptes pendents de qualsevol índole que l’equip directiu tractarà en el moment oportú.

L’avantatge del sistema és que permet registrar ràpidament l’ISSUE en una llista d’assumptes pendents que es tractarà en lot en els àmbits que correspongui.

Alguns pocs exemples de ISSUES dels meus clients, amb certes modificacions:

Definició exacta de les famílies de productes
Automatitzar els processos dels “fees” mensuals
Risc informàtic de ciberseguretat
Augmentar la formació de personal
Volem fer massa coses alhora
Ajuda administrativa per al departament comercial
Actualització de les tarifes de preus
Etc. etc.

Prioritzar en equip els assumptes pendents

En un full de càlcul tipus Excel o al sistema que es prefereixi, es van incorporant molt sintèticament els temes a tractar. El que ha de fer l’equip directiu de l’empresa, cada cert temps (per exemple una vegada al mes) és visualitzar tots els ISSUES i prioritzar-los amb puntuació d’1 a 3, o com es prefereixi.

La qüestió és que cal arribar a un consens de quin és l’assumpte més prioritari que cal resoldre ja. És possible que sigui un tema antic que ja exigeix la seva resolució immediata. O pot ser un tema molt recent. Segons la metodologia EOS, no es passarà a solucionar un nou assumpte fins que el prioritzat anterior no estigui resolt.

L’equip directiu ha de prioritzar només UN assumpte pendent cada cop.

Identificar la veritable arrel del tema

Un cop ja s’ha aconseguit posar en pantalla l’únic ISSUE per resoldre, cada membre de l’equip directiu, sense excepció, ha de proposar quina és la veritable arrel de l’assumpte pendent. Sovint passa que l’expressió d’un tema és només el símptoma extern d’un problema més seriós de l’empresa. Seria l’equivalent a tenir tos o febre i no saber si l’origen és un refredat, grip, tuberculosi o coronavirus.

Per tant, per a cada assumpte, cal escriure al costat tantes possibles arrels de tema com a membres de l’equip directiu. Que cadascú es pregunti a si mateix diverses vegades el perquè de l’ISSUE és molt revelador que la solució no estava en el que sembla a primera vista.

Amb totes les possibles arrels del problema a la pantalla, l’equip selecciona aquella que realment reflecteix millor el tema a solucionar.

Discutir alternatives

Ara pertoca que cada membre de l’equip directiu suggereixi una alternativa pròpia que pugui solucionar l’assumpte. No val sumar-se a les alternatives dels altres. D’aquesta manera s’estimula que els directius pensin en més alternatives que les que digui el primer que parli. Un cop més, tantes alternatives com membres de l’equip, encara que alguna pugui semblar fora de lloc.

Si l’ISSUE és d’envergadura o complex, es demana als directius que enviïn la seva alternativa per escrit en un termini de temps breu. El que es persegueix és l’eficiència a les reunions perdent el mínim temps en una cosa que cadascú pot treballar individualment, de manera prèvia.

Solucionar amb la millor alternativa

Ja sigui a la mateixa reunió, o a la posterior si es requereix treballar les diferents opcions per separat, l’equip directiu arribarà a un consens sobre la millor alternativa a implementar. Quan dic “consens” m’estic referint que hi hagi la màxima unanimitat possible sobre la millor solució. Com que no és un tema assembleari, tampoc cal votar. I en tot cas, l’empresari/ària sempre té la darrera paraula.

Convé que cada membre de l’equip directiu s’impliqui en la priorització, analitzi el fons de l’assumpte, proposi alternatives i acordi la solució.

Tipus de resolució d’assumptes pendents

Per la naturalesa tan variada dels temes a resoldre, és lògic que hi hagi diferents tipus de solució que afectin una o diverses persones, que siguin puntuals o de llarg termini, que requereixin un estudi o pressupost, etc. Vegem-ne alguns tipus de resolució habituals:

Ràpid i simple: S’assigna al responsable i es posa una data prevista i data de finalització. No requereix res més.
Nou procés clau: Si requereix dissenyar una nova manera de fer alguna cosa, es posarà al full corresponent de PROCESSOS, que explicaré al proper capítol.
Si l’entitat té un objectiu col·lectiu rellevant durant un trimestre, s’incorporarà com a nou OKR per al proper trimestre.

No sóc partidari de fer actes de les reunions. Algú les ha de fer puntualment i després fer un seguiment dels compromisos adquirits, cosa que no sempre es fa. Al meu entendre, amb una bona gestió dels ISSUES, PROCESSOS i OKRs, tot està en el mateix sistema per a un seguiment simplificat i sense burocràcia afegida.

Avantatges d’aquesta metodologia d’ISSUES

Com ja s’ha anat esmentant al llarg del capítol, la gestió dels assumptes pendents segons el mètode “TRACTION” ofereix els beneficis següents a les pimes que l’implementen amb el seu equip directiu:

Es porta a ISSUES tot tema que allarga una reunió, evitant els retards a l’hora de finalització de les reunions, que no compleixen l’ordre del dia.
Permet enregistrar temes de qualsevol índole que de vegades es poden resoldre molt ràpidament en equip.
Facilita la resolució d’assumptes que de vegades porten molt de temps enquistats que frenen l’eficiència de l’empresa.
Primer es resolen els més prioritaris, a criteri de l’equip directiu.
Tots els membres de l’equip directiu s’impliquen en totes les etapes del procés, mullant-se sobre l’origen del problema i la cerca d’alternatives.
S’aconsegueix un esperit d’equip veritable entre els directius de l’empresa.