No crec en les actes de les reunions

No crec en les actes de les reunions. Al llarg de la meva trajectòria com a director general d’empreses, he assistit a una infinitat de reunions. Al final, algú havia de fer l’acta de la reunió. Si no arribava puntual i precisa no servia de res. I després no se’n feia un seguiment àgil. Per això no crec en les actes de les reunions.

Els problemes de les actes de les reunions

A parer meu, les actes poden tenir aquests problemes:

No s’envien al mateix dia o, com a màxim al dia posterior. Una acta amb retard és una pèrdua de temps.
El qui ha d’escriure l’acta es carrega d’un treball burocràtic poc gratificant.
Recull massa literatura sobre allò que s’ha comentat. Amb les alternatives i decisions finals n’hi ha prou.
Qui escriu l’acta pot no transcriure exactament allò acordat, generant confusió.
Si s’ha posat el responsable i termini de realitzar una acció, no resulta un format adequat per al seguiment.
Poques vegades es comença una reunió amb una lectura atenta de l’acta de la reunió anterior.

Dit això, he viscut moltes experiències sobre les actes de les reunions.

En una empresa, tenia un director industrial capaç de fer l’esborrany de l’acta durant la reunió i enviava una acta perfecta en menys de mitja hora de finalitzar la reunió. És l’únic cas que he vist fer bé les actes.

En la majoria dels casos, les actes de les reunions arriben tard.

El meu sistema d’actes amb l’Espiral de Creixement

En el meu mètode “Espiral de Creixement” per implementar un pla estratègic en una empresa, no calen actes.

Més ben dit, s’escriuen les accions a fer en un full d’Excel (pestanya ISSUES) visible amb una pantalla per tots els membres que assisteixen a la reunió.

Qui escriu els acords o accions a desenvolupar, obté la seva aprovació pública instantània que aquella és exactament la frase precisa.

Aquesta línia d’acord (recomano no superar una línia) es canalitzarà a alguna d’aquestes categories:

Podeu generar un nou KPI per al vostre seguiment (o eliminar-ne un d’anterior que aportava poc valor).
Es crearà un nou OKR trimestral amb la seva pròpia metodologia àgil.
Es podria crear un nou PROCÉS per millorar-lo i simplificar-lo.
O bé es posa a la categoria JUST-DO-IT, amb un responsable i termini a revisar el mes següent.

Amb aquest sistema s’elimina la necessitat de redactar les actes de les reunions, és immediat en tenir accés compartit a aquest Excel, i permet el seguiment automàtic a la reunió posterior.

Com que hi ha una reunió mensual de l’equip directiu, la metodologia de l’Espiral de Creixement ja permet la seva revisió i actualització molt àgil. Sense papers ni llargues actes.