El auge del trabajo a distancia conlleva una pregunta: ¿Cómo medir el trabajo en el teletrabajo?
Todo depende de cómo se haya redactado lo que se espera de cada posición.
La informática es necesaria, pero no suficiente
La primera tendencia es habilitar los medios informáticos para saber si el empleado remoto cumple su horario pactado (p.e. de 9h a 13h, común para todos) conectado al ordenador. Y también si está teniendo actividad relacionada con la empresa durante en dicho periodo, en lugar de estar distraido con otras aficiones personales.
Suponiendo que la empresa consiga disponer de dichas herramientas informáticas, esto tampoco supone que se pueda medir la calidad del trabajo realizado online.
Definir las funciones no es operativo
La gran mayoría de las descripciones de los puestos de trabajo definen las tareas o actividades que se supone que tiene que hacer cada trabajador. Pero están descritas de una manera genérica que tampoco ayudan a evaluar si la persona está realizando bien su trabajo desde su casa. Son descripciones del tipo:
- Asegurar la producción adecuada en calidad, coste y tiempo.
- Proponer mejoras en los procesos administrativos.
- Conseguir nuevos clientes de forma regular.
- Realizar los informes de evaluación de proveedores.
La lista es lo más extensa que quieras. Sólo se trata de preguntarse: ¿Cómo evaluar esta función cuando el empleado lo hace desde su casa?
Concretar los resultados esperados
Mi recomendación es definir 5 roles (ni más ni menos) para cada posición. La descripción de cada rol tendría que ser de sólo una línea, de la manera más concreta posible y con un número o KPI para cada uno de dichos roles. En algunos casos ideales será por los resultados finales esperados. En otros casos, la descripción será sobre las actividades a realizar, si se demuestra que comportarán mejoras en los resultados finales. Veamos algunos ejemplos de mínimos:
- Presentar la cuenta de resultados del mes anterior antes del día 8 del mes.
- Conseguir cerrar 2 nuevas ventas superiores a 10.000€ cada semana.
- Redactar 4 evaluaciones de proveedores al mes, con las condiciones estipuladas.
- Realizar 10 entrevistas de candidatos cada semana.
Si cada para cada puesto de trabajo se consigue concretar 5 roles con los resultados cuantificados esperados, las evaluaciones del rendimiento se basarán en los resultados conseguidos. Ello comportará que la evaluación sea objetiva y facilitará conversar sobre qué es necesario mejorar para conseguirlos.
Se evitará la evaluación subjetiva del rendimiento que tanto daño hace en las relaciones profesionales del tipo: “Yo creo que no haces bien tu trabajo”; “Pues yo pienso que hago muy bien mi trabajo”. Discusión que no lleva a ninguna parte, excepto a erosionar la relación.
La gran ventaja de este sistema es que será lo mismo evaluar el rendimiento si el trabajo se ha hecho presencialmente que si los resultados se consiguen mediante el teletrabajo.
Confiar en los trabajadores
Para que este sistema de evaluación basado en los resultados funcione correctamente, es necesario que tenga como base la confianza mútua y el diálogo abierto entre las dos partes. Concretar las 5 funciones clave (repito 5, ni más ni menos) con su indicador y objetivo a conseguir no es fácil.
Requiere empezar con la primera versión, comprovar que el dato es fiable, que el objetivo es retador y alcanzable, que el conjunto del equipo remará en la misma dirección, etc. Sobretodo precisa de confianza, evaluación periódica (por lo menos trimestral), seguimiento semanal (cuando sea posible) o mensual, y estar abierto a aprender del sistema y a modificarlo regularmente.
Medir el trabajo en el teletrabajo
Por tanto, para poder medir cómo se ejecuta el teletrabajo es preciso instaurar los siguientes mecanismos:
- Sistemas informáticos: Tanto para asegurar un mínimo como para evitar un máximo y respetar un cierto horario.
- Definir los 5 roles clave del puesto
- Concretar los resultados esperados en unidades, tiempo, coste, calidad, etc.
- Implementar la primera versión con diálogo y acuerdo.
- Realizar el seguimiento semanal o mensual.
- Reconsiderar algunos indicadores trimestralmente.
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