Com no fer actes de reunions. Quina és la teva experiència amb les actes de les reunions? S’envien el mateix dia o com a màxim l’endemà? Són sintètiques reflectint només els acords? Queda clar qui ha de fer què en quin termini? Es revisen els acords a la següent reunió?
La meva experiència amb les actes de les reunions és més aviat negativa
Al llarg de molts anys dirigint empreses m’he trobat que el tema de les actes de les reunions era un “rotllo”. M’explico. Si l’havia de redactar jo, m’ocupava un temps de redacció que em semblava que tenia poc valor. I em costava enviar-la el mateix dia o com a màxim el dia posterior.
Si l’acta de la reunió la redactava un altre membre de l’equip directiu, a parer meu acostumaven a passar les coses següents:
- Arribava diversos dies tard, de manera que perdia la seva efectivitat.
- Eren massa llargues, descrivint els debats.
- La manera com s’expressaven els acords no era exactament com els havíem acordat.
- No era clar qui liderava cada acció ni el termini de revisió.
- Poques vegades es començava la reunió posterior fent lectura d’acta anterior.
Per ser just, també hi ha excepcions molt positives:
En una empresa tenia un director tècnic que escrivia unes actes excel·lents al seu portàtil, que enviava al cap de pocs minuts de la reunió. Fantàstic! Però és poc habitual.
Com no fer actes de reunions
En les implementacions de plans estratègics que he realitzat a les meves empreses o posteriorment com a assessor, vaig decidir que NO hi hauria actes de les reunions.
Quin és el truc per reflectir els acords i el pla d’acció?
Molt fàcil, escriure els acords telegràficament en un full d’acords en una pantalla compartida. Normalment en un full d’Excel de la meva plantilla “Espiral de creixement”, que és el meu mètode per fer un pla estratègic amb l’equip directiu.
Aquest full l’anomenem “ISSUES” (assumptes pendents). Consisteix en el següent:
- Repassem els KPIs o indicadors clau del mes anterior, de manera que extraiem noves idees de millora.
- Cada cop que hi ha un tema de millora, ho apuntem en una frase breu al full “Issues“.
- Revisem els OKR (Objectius trimestrals) i si hi ha noves idees, les apuntem a “Issues” sense perdre temps.
- Quan hem acabat els KPI i OKR, anem al full d’“Issues” on tindrem la llista de nous temes.
- Aquests nous “Issues” es poden convertir en nous KPIs, nous OKRs, nous Processos que es passen al full corresponent per al seu tractament.
- La resta de temes són simplement “Just-do-it“. Aleshores s’assigna qui ho farà i s’anota la data prevista.
On és l’acta de la reunió mensual de l’equip directiu?
Només cal mirar el full actualitzat d’Issues que tots hem compartit per pantalla. Amb el que aconseguim:
- Puntualitat (immediat)
- Brevetat (només una línia)
- Consens (tots estan d’acord a la interpretació)
- Responsable (que accepta el repte)
- Data prevista (per començar la següent reunió)
Com no fer actes de reunions?
Si tens curiositat sobre com funciona el mètode per no fer actes de les reunions, posa’t en contacte amb mi i t’ho explico ràpidament.
Propers Tallers d’empresaris
Ja actualitzaré els meus nous tallers sobre com gestionar millor una Pime o fer un Pla Estratègic en equip quan els tingui programats al gener o febrer.
De moment pots veure els vídeos de tallers anteriors a la pàgina VIDEOS.