Com simplificar els processos de negoci

Com simplificar els processos de negoci. Al llarg de la meva experiència com a DG de Pimes he implementat algunes ISO de qualitat i similars. Reconec que són sistemes que tenen avantatges si es donen dues circumstàncies: que l’empresari cregui en la ISO i que l’empresa no sigui massa petita. Per això, en les implementacions que faig de Plans Estratègics a Pimes industrials de 10 a 50 treballadors, proposo que sistematitzin la revisió dels processos clau de negoci per anar-los simplificant regularment. T’explico com simplificar els processos de negoci en aquests sis passos:

1. Començar per alguns processos que no vagin bé

En el meu sistema de gestionar empreses, l’equip directiu es reuneix un cop al mes, amb una agenda marcada de revisió de KPIs i OKRs. És a partir de l’anàlisi de dades que sorgeixen oportunitats de millora en multitud d’àmbits. Un gran apartat de millora continuada està en els processos clau de negoci.

La meva proposta consisteix a fer que l’equip directiu mantingui una llista de processos de negoci a optimitzar mes a mes. Aquesta llista ha de contenir aquells processos transversals, que impliquen diversos departaments, que no acaben de funcionar bé, quant als resultats. Com a exemple:

Captació de nous clients (Marketing i Vendes)
Disseny de nous productes (Oficina tècnica i Màrqueting)
Elaboració d’ofertes tècniques (Comercial i Oficina tècnica)
Incorporació de nou personal (Cada departament i Gestió de persones)
Compliment de terminis de lliurament (Comercial i Operacions)
Terminis de cobrament de clients (Comercial i Finances)
Etc.

2. Seleccionar-ne un i assignar un líder del procés

Aquesta llista ha de ser viva. Recomano discutir mes a mes quin serà el procés a millorar per al mes següent. Pot semblar poc ambiciós, però en una pime, que acostuma a anar saturada de feina i on es prioritza el dia a dia, millorar una desena de processos clau cada any és molt més del que fan actualment.

Quan l’equip directiu decideix quin és el procés que fa més mal, el més urgent o bé el més important (cada empresa decideix), cal assignar un líder del procés. Com que són processos que afecten més d’un departament, el líder natural serà el que aquest procés l’afecta més. Aquest lideratge per impulsar durant un mes màxim la millora del procés seleccionat serà sobre companys de feina del mateix equip directiu.

El primer que s’han de posar d’acord a nivell de l’equip directiu és escriure una breu frase amb el resultat esperat del procés. Ajuda a enfocar els esforços.

3. Dibuixar el procés de manera molt simplificada

El pas següent consisteix a dibuixar el procés de manera esquemàtica. Es pot fer de dues maneres molt simples:

ANALÒGICA: En una cartolina gran, poseu els post-it de les etapes del procés. Pot semblar poc modern, però és molt útil per anar ràpid amb el mínim esforç i per compartir els processos de millora movent o escrivint nous post-it de forma col·laborativa.
DIGITAL: Hi ha molts programes al mercat per dibuixar processos, encara que un simple PowerPoint, Diagrama d’Excel o similar ja serveix per a aquest propòsit. L’avantatge és que ja serà l’embrió del procés després de modificar-lo.

4. Posar un punt vermell als passos que ara no funcionen bé

En una reunió en què només hi participen els departaments implicats, el líder del procés exposa la situació actual del procés, ja sigui en format de paper o digital. És llavors que aquest mini equip de treball posa els “punts vermells” a les parts del procés de no funcionen bé, que són redundants, que aporten poc valor, etc. En el format paper, es poden afegir uns petits adhesius vermells rodons d’on són els problemes. En format digital, es marquen igualment punts vermells d’atenció.

A partir de llavors, és possible que calgui esbrinar amb detall com es fa el procediment operatiu, fent participar personal operatiu no directiu i/o consultant com ho fa l’ERP.

5. Acordar com simplificar aquests passos

El grupet de treball se centra llavors a fer-se preguntes sobre com es podria fer d’altres maneres que fossin més ràpides, amb menys errors, de manera més eficient, etc. Pel que jo mateix vaig poder comprovar quan dirigia empreses, i després també he pogut verificar a les empreses que he assessorat, tot procés es pot simplificar i millorar amb la participació activa de les persones implicades.

6. Automatitzar amb el sistema informàtic

El darrer pas és veure si el sistema informàtic de gestió (ERP, CRM, etc.) pot ajudar a automatitzar aquest procés. És molt habitual que els ERP no estiguin ben implementats i que normalment poden fer molt més del que fan actualment, amb una bona implementació.

Per això recomano que el líder d’aquest procés contacti amb l’empresa que els porta el seu ERP per veure com es podria automatitzar el procés nou. És possible que passi el contrari. És a dir, que l’empresa de l’ERP us suggereixi com fer el procés de manera automàtica utilitzant el sistema estàndard de gestió, sense necessitat de reinventar la roda.