KPIs principals. Seguim amb el capítol 10 del llibre que estic escrivint “Genera l’Espiral de Creixement de la teva empresa”. En aquesta ocasió introdueixo el tema bàsic dels KPIs (indicadors clau de negoci), que són l’element essencial de la definició i la implementació d’un pla estratègic en una empresa. Tenint en compte que el que aporta més valor és que es faci amb la involucració completa de l’equip directiu de la pime.
Què són els KPIs?
El terme KPI és una abreujament en anglès de Key Performance Indicador. En català, es podria traduir com a “Indicador Clau de Negoci”.
A les pimes és habitual que l’empresari tingui clars els números que ha de controlar al seu negoci. Però de vegades succeeixen dues coses respecte a això:
- No té la disciplina de seguir-los mes a mes.
- No té en compte un altre tipus d’indicadors clau que no són afins amb la seva manera de pensar.
És a dir, si l’empresari té un perfil comercial, seguirà els indicadors comercials amb interès, però potser no faci un seguiment dels temes d’operacions o financers on no se sent còmode. O al revés segons les diferents tipologies d’empresaris.
Els KPIs mesuren el rendiment (performance) o eficiència dels processos clau de l’empresa. Per tant, un cop identificats els processos i resultats que són realment importants per al negoci, es tracta de veure com milloren mes a mes.
Característiques dels Indicadors Clau
Un bon indicador clau en una pime ha de tenir les característiques següents:
- Fàcil d’obtenir. Si és complicat o massa difícil d’obtenir, no es registrarà mes a mes i s’acabarà per no fer.
- Fàcil d’interpretar. Evitar les fórmules complexes que no són intuïtives sobre la dada i que l’equip no acabarà d’entendre.
- Ràpids en obtenir-los. El tancament mensual dels KPIs hauria de poder fer-se la primera setmana del mes següent. Si una dada requereix més temps, no es produiran les reunions de tancament mensual amb prou celeritat per prendre decisions.
Estructura dels KPIs
En el meu mètode “Espiral de Creixement” plantejo una estructura, basada en la meva experiència de més de vint anys implementat plans estratègics en pimes pròpies o com a assessor.
- Definir el KPI en equip. Quan es demana a l’equip que proposi els KPI, succeeixen dues coses. D’una banda, els membres de l’equip líder senten que tenen la confiança de l’empresari. D’altra banda, augmenta la implicació dels membres en el futur de l’empresa, així com el sentiment de pertinença amb l’equip.
- Concretar amb gran precisió la definició del KPI. És important escriure aquesta definició detallada respecte d’on s’extreu la informació, quin és el criteri de tancament mensual, si el KPI serà del mes o serà acumulat, etc. Sembla una ximpleria, però fer-ho bé estalvia moltes discussions futures respecte a “jo pensava que estàvem mesurant això, i ara veig que és una altra cosa”.
- Fixar la unitat de mesura. És a dir, si són “Unitats, Euros, Dies, Percentatge, Temps, etc.” Així mateix, cal precisar els decimals o la unitat de mesura. Per exemple, en algun cas serà rellevant fer K€ (milers d’euros), mentre que en un altre cas serà una unitat amb dos decimals.
- Buscar dades d’anys anteriors. Per tenir una base sòlida sobre quins han estat els valors habituals, recomano bussejar les dades disponibles de l’empresa en els dos anys anteriors. Amb aquestes dades és molt més fàcil visualitzar el progrés del KPI a l’any en curs i fer una planificació a futur.
- Començar a registrar les dades mes a mes. És possible que algun KPI sigui nou, l’equip considera que és rellevant però no disposa de dades històriques. Per tant, començar a registrar aquest indicador clau a partir del mes que es tingui la manera d’obtenir-lo fàcilment.
Objectius empresarials a través dels indicadors clau
A partir de l’estructura anterior, ja tindrem ben definits els KPIs principals amb dades històriques dels dos anys anteriors.
Ara ja estem en condicions de plantejar, per a cada KPI, quin seria un objectiu a tres anys vista.
Hi ha una tendència natural a fer una extrapolació dels anys anteriors per plantejar uns objectius de “continuïtat” per a l’any en curs que estem planificant. En aquest cas, acostumen a ser objectius conservadors i prudents, cosa que podria frenar el creixement propi de l’empresa.
Quan plantejo visualitzar on volem estar a tres anys vista (mitjà termini), recuperem l’exercici d’estratègia realitzat al capítol 8, a l’apartat 2.2.- Fita a tres anys vista.
Aquests objectius a 3 anys acostumen a ser més ambiciosos i suposen un repte per a tota l’organització, alhora que un estímul professional motivador. Per tant, el camí correcte és:
- On volem tenir aquest objectiu a l’any 3?
- Quin seria l’objectiu a l’any 2?
- Per tant, quin hauria de ser l’objectiu d’aquest any 1?
És molt possible que aquest valor de l’any 1 (visualitzant l’any 3) sigui força més alt que si s’hagués extrapolat el passat endavant, en una visió d’un sol any. Aquí hi ha el repte. A veure com a equip directiu com es pot aconseguir aquest objectiu, en línia amb l’estratègia definida a llarg i mitjà termini.
KPIs principals vs KPIs de departament
En aquest capítol 10 tractaré sobre els KPI principals de l’empresa, comuns a tota l’organització i que fixen el rumb col·lectiu a seguir. Al proper capítol 11 explicaré els KPIs de departaments, que fan un zoom sobre l’eficiència de la pime.
Els indicadors clau principals es compartiran a nivell de l’equip directiu (o equip líder si la pime és petita).
També aconsello que una breu selecció d’aquests KPI s’exposi una vegada al trimestre a tota l’organització. En altres capítols explicaré amb més detall els tipus de reunions, la freqüència i els assistents per a una gestió eficaç de l’empresa.
Fa un temps vaig fer un webinar sobre Com implementar els KPIs per si vols més informació.
Els KPIs no són per controlar, sinó per progressar
Com ja he comentat, els KPIs són eficaços quan l’equip directiu ha participat en la definició, en la recopilació de les dades i en plantejar els objectius a mitjà i curt termini. En aquest punt, val la pena aturar-se un moment respecte a la distinció entre exigència i excel·lència. També podeu ampliar en aquest article la comprensió sobre l’autoexigència.
Si l’equip percep que la implementació del pla estratègic, i en especial, dels KPIs permetrà un control més gran de l’empresari sobre el seu propi treball, el sistema no funcionarà. S’implantaria una percepció de control fiscalitzador que provocaria rebuig dels directius. Això es reforçaria si l’empresari aprofités l’ocasió per implementar bonus variables als directius basats en els resultats dels KPIs, sobretot en una primera fase de rodatge del sistema. Amb un sistema ben consolidat en anys i acceptats per tothom, sí que es poden establir retribucions variables, però és un error fer-ho en els primers anys de rodatge del sistema.
Així mateix, l’actitud de l’empresari en avaluar amb el vostre equip els resultats dels KPIs també pot ajudar a que el sistema funcioni o sigui rebutjat. No es tracta de renyar en públic i fiscalitzar des d’una posició de control pròpia de la pitjor definició d’exigència. M’agrada aquesta frase, que ajuda a fer créixer l’equip:
“Es felicita en públic, s’amonesta en privat”
Es tracta d’adquirir una actitud comuna d’excel·lència. Segons aquesta perspectiva mental, cada cicle d’assaig i error suposa un aprenentatge i una oportunitat de millora per al cicle següent. És una actitud constructiva per a tot l’equip, per això l’empresari té l’ocasió de preguntar regularment als seus directius:
“I tu què proposes per millorar aquest indicador?”
Exemples de KPIs principals
Ara ja estem en condicions de posar alguns exemples de KPIs principals per a la teva pime. Dels molts exemples que tinc al llarg dels anys, de les meves empreses i dels meus clients, he seleccionat els següents:
1.- Fita desgavellada
Si la “Meta desgavellada” té un KPI numèric, tindria sentit començar per aquest. De fet, és un indicador altament motivador per a tota l’empresa, ja que avalua l’impacte que la seva solució provoca a la societat i a les persones, més enllà de l’àmbit reduït de l’empresa. Per exemple, en alguns casos han posat aquests KPIs, i per cadascun han fixat la seva meta numèrica a llarg termini:
- “Nombre d’usuaris que interactuen per millorar…”
- “Ciutats amb impacte positiu a…”
- “Nombre de llocs de treball en què…”
- “Tones de CO2 estalviades a …”
2.- Unitats
Nombre d’unitats. Ja sigui una empresa de productes (producció o distribució), serveis o programari, pot tenir sentit fixar aquest tipus de KPIs. Sempre que compleixi l’apartat de característiques que he esmentat anteriorment. A més, aquest indicador pot ser compartit fàcilment per tota l’empresa. Alguns exemples:
- “Quilos de XXX lliurats”
- “Unitats de productes subministrats”
- “Nombre d’instal·lacions realitzades”
- “Serveis de YYY efectuats”
3.- Clients
Nombre de clients. Pot ser interessant compartir amb l’equip (o també a tota l’empresa), el nombre de clients actius, en comparació dels anys anteriors i la previsió en anys futurs. De fet, una empresa existeix per servir els seus clients:
- “Nombre de clients actius de l’any.”
4.- Facturació
Facturació. De vegades es posa la facturació com a KPI principal. Encara que sigui correcte, jo prefereixo que sigui una conseqüència de facturar X unitats a Y nombre de clients. Però si l’empresa ho vol posar com a indicador principal, endavant. En aquest KPI, si l’empresa així ho veu, suggereixo que hi hagi un desglossament de les principals famílies de productes/serveis, segons la metodologia que vaig explicar al capítol 4 de “Desenvolupament de Productes i Serveis”. Aquest indicador també es pot compartir amb tota la vostra empresa.
- “Facturació total”
- Facturació família 1
- Vendes família 2
- Facturació família 3
5.- Benefici
Cada empresa té una cultura diferent respecte de quin és el seu indicador d’eficiència econòmica. Si bé l’EBITDA és un valor comunament acceptat, hi ha empresaris que, per la seva idiosincràsia, prefereixen seguir el benefici brut, el benefici net, el cash-flow o fins i tot el marge brut. La qüestió és que sigui l’indicador que per a l’empresari millor l’informi de la rendibilitat de les vendes i del negoci.
Aquest tipus d’indicador, al meu entendre s’ha de compartir a nivell de tot l’equip directiu. El que és rellevant d’aquest indicador mensual és que sigui ràpid i puntual (la primera setmana del mes) i amb les periodificacions adequades (p.e. amortitzacions) perquè el valor d’un mes determinat estigui en línia amb el tancament anual.
- Marge brut
- Benefici abans d’impostos
- Benefici net
- Cash-flow
- EBITDA
A nivell general, a compartir per l’equip directiu, seleccionar només un d’aquests KPIs. Quan es desenvolupin els KPI financers, ja s’estendrà a més indicadors.
6.- Una ràtio de balanç
L’equip directiu no només ha de conèixer l’evolució de les vendes i la rendibilitat de l’empresa, sinó també la salut financera del balanç. Jo proposo escollir un sol KPI financer del balanç. Particularment m’agrada la ràtio d’endeutament, que mostra si el creixement de l’empresa s’ha fet sobre la base de deute o sobre recursos propis generats. Tothom entén que no és bo estar excessivament endeutat, i per això l’equip líder també es fa corresponsable d’augmentar la rendibilitat i de no “allargar més el braç que la màniga”.
- Ràtio endeutament (ideal <60%)
- Diferència en dies de cobrament i dies de pagament
- Rotació de les existències.
- Qualitat del deute
- Etc.
7.- Altres KPIs principals
En funció de tipus d’empresa, negoci, sector, activitat, etc, es poden trobar altres KPIs principals que siguin rellevants per compartir mensualment a nivell de l’equip directiu. I una breu selecció es poden compartir a nivell de tota l’empresa en els tancaments trimestrals.
Vols implementar els KPIs principals a la teva pime?
Si tens un equip líder o directiu amb què fer el treball conjunt, estic a la teva disposició per implementar els KPIs principals en un breu període de temps.
Si encara has de crear o formalitzar l’equip directiu, també podem parlar de com fer-ho sense caure en els errors habituals de molts empresaris de pimes.
En qualsevol cas, contacta’m per parlar sobre el tema i explorar si et puc ser útil per acompanyar-te en assolir els teus objectius.
Posts anteriors
.
Propers Tallers d’empresari/es
NOVEMBRE
Martes 23 de noviembre, 10h (edición en español)
Innovación digital en PYMES “tradicionales”
Las pymes “tradicionales” han crecido con un empresario hecho a sí mismo, con una fortaleza en una tecnología o en un nicho de mercado. Pero probablemente permanece en un mundo muy analógico y la innovación digital le parece frívola y superficial. “No es el centro del negocio, no me hagas perder el tiempo”.
- ¿Cómo conseguir que el empresario se interese por la transformación digital?
- ¿Cómo hacer que cambie toda la cultura de la empresa, anclada en el pasado?
- ¿Qué hará que las personas cambien hacia una cultura de innovación?
Hay varias maneras de hacerlo. En esta jornada de sensibilización vamos a trabajar el “Mapa de la cultura de innovación”.
- Comentaremos los tres pilares básicos de la cultura de innovación.
- Describiremos los bloqueos a la innovación digital más habituales en las pymes tradicionales.
- Propondremos los pasos para facilitar la innovación en los tres pilares y convertirlos en comportamientos y resultados.
Si no cambia la mentalidad del empresario y se suma a la innovación, cualquier nuevo proyecto de transformación digital fracasará sin remedio. La mentalidad positiva es lo primero.
Evento organizado por SECARTYS y el programa europeo ACELERA PYME.
Inscríbete en el botón rojo que encontrarás abajo.